Comment animer des Working Agreements

Temps nécessaire : 45-60 minutes (selon la durée des discussions et la taille de l'équipe)

Matériel : Post-its, marqueurs, un tableau partagé (physique ou numérique), éventuellement conçu sur la base du Working Agreement Canvas

La facilitation suit trois étapes : 1) Générer des idées individuellement, 2) Consolider sans débat, 3) Identifier et résoudre les désaccords.

Étape 1 : Générer des idées (5-10 minutes)

L'objectif est de mettre les réflexions individuelles sur papier avant que la dynamique de groupe ne prenne le dessus. Cela évite que la voix la plus forte ou le manager ne dicte l'agenda.

Brainstorming silencieux

Donne à chacun des post-its et 3-5 minutes de silence complet. Chaque personne note des comportements ou pratiques spécifiques qui rendraient le travail de l'équipe plus fluide. Une idée par post-it.

La formulation compte. Présente ça comme une résolution de problème, pas comme des vœux pieux : « Qu'est-ce qui nous ralentit ou crée des frictions en ce moment, et qu'est-ce qui pourrait y remédier ? »

Alternative : Exploration des frustrations

Utilise cette variante quand l'équipe a besoin de permission pour être honnête sur ce qui ne fonctionne pas. Change la question : « Note les 3 choses principales qui nous ralentissent ou créent des frictions dans notre façon de travailler actuelle. Sois spécifique sur le comportement, pas sur la personne. »

Étape 2 : Consolider les idées (10-20 minutes)

Tu as maintenant plein de post-its. L'objectif est de regrouper les idées similaires et d'éliminer les redondances, sans perdre le groupe dans des discussions sans fin.

Facilitation Bingo

Une personne se porte volontaire pour commencer. Elle lit son premier post-it à voix haute et le place sur le tableau.

Si quelqu'un d'autre a la même idée ou une idée très similaire, il crie « Bingo ! » et met ce post-it de côté. La première personne continue jusqu'à avoir partagé toutes ses idées uniques.

La personne suivante prend le relais et fait pareil.

• Garde le rythme. Ne laisse pas les gens débattre pour savoir si deux idées sont suffisamment similaires. Si la personne pense que ça correspond, accepte le bingo.
• Pourquoi ça marche : La facilitation Bingo transforme l'élimination des redondances en jeu. Les gens écoutent activement pour pouvoir crier bingo, au lieu de décrocher.

Alternative : Clustering par affinité silencieux

Utilise cette méthode si tu as plus de 30 idées ou une équipe qui préfère des interactions moins démonstratives. Tout le monde déplace simultanément et silencieusement les post-its en groupes qui semblent aller ensemble sur le tableau. Pas de paroles.

Étape 3 : Arriver à un accord (10-20 minutes)

C'est là que la plupart des facilitations échouent. Les équipes soit bâclent, soit s'enlisent dans des débats sans fin. Tu as besoin d'un mécanisme structuré pour assurer l'engagement.

Vote romain

Comme les accords sont déjà visibles depuis l'étape précédente, ne perds pas de temps à les relire. Demande simplement à l'équipe de regarder le tableau et lance un vote simultané sur l'ensemble des accords.

• Pouce en l'air : Je suis d'accord et je m'engage à les respecter.
• Pouce en bas : J'ai des préoccupations qui m'empêchent de m'engager.

Conseil crucial pour les leaders : Si tu as de l'autorité sur l'équipe, vote en dernier ou garde ta main près de ta poitrine jusqu'à la révélation. Si le chef montre immédiatement un pouce en l'air, l'équipe s'autocensurera. N'ancre pas le vote.

Gérer le pouce en bas

Si tu vois un pouce en bas, arrête immédiatement. Demande à cette personne de préciser quel accord pose problème et de l'articuler dans l'une de ces trois catégories :

1. « J'ai une question de clarification... » (Réponds-y, puis revote)
2. « J'ai une préoccupation spécifique... » (Modifie l'accord pour y répondre, puis revote)
3. « Il manque quelque chose... » (Ajoute l'élément manquant, puis revote)

Règle de facilitation : Le bouton « Kill »

Ne laisse pas un point controversé faire dérailler toute la session. Si un accord particulier crée une impasse ou ne peut pas être résolu rapidement, retire complètement ce point.

Il vaut mieux démarrer avec moins d'accords unanimes que d'inclure des accords controversés que les gens ignoreront. Laisse l'équipe ressentir les conséquences de ne pas avoir cet accord. Si l'absence de cette règle cause de la douleur (des frictions), l'équipe demandera naturellement à l'ajouter lors de votre prochaine revue à 30 jours.

Organiser avec le Canvas

Une fois que tu as tes comportements consolidés et validés, prends 5 minutes pour les trier dans les cinq zones du Canvas : Réunions, Communication, Conflits, Décisions, Pratiques de travail. Si une catégorie est vide, demande-toi : « C'est parce qu'on est alignés, ou parce qu'on n'y a pas réfléchi ? »