Estourar o limite de tempo das Daily Scrums

Uma regra no Scrum diz que os Daily Scrums não devem durar mais de 15 minutos. Quero dar aqui um exemplo de quando as equipes podem modificar essa regra e, antes disso, uma ideia para estruturar o 16º minuto, pois em um dos meus cursos de Certified Scrum Master ouvi a seguinte ideia genial:

Quando alguém no Daily Scrum quer falar sobre algo que ultrapassaria o escopo de um Daily Scrum, o Scrum Master pode dizer: "Isso parece interessante. Vamos guardar isso para o 'décimo sexto minuto'." Assim, resolver problemas ou compartilhar fatos interessantes etc. pode ser adiado para depois. É uma forma muito educada de manter o foco no essencial durante a reunião, mas ainda assim encontrar tempo para compartilhar outras informações importantes.

Isso não significa que o "décimo sexto minuto" precisa acontecer realmente no décimo sexto minuto, nem que precisa durar exatamente um minuto. É mais sobre o conceito do que sobre um tempo exato.

Infelizmente ainda não tive a oportunidade de experimentar isso, mas vou tentar em breve. Vou usar o décimo sexto minuto como transição entre o Daily Scrum e as discussões informais que costumam surgir logo após o Daily Scrum. Então será um Daily Scrum com todos presentes. Depois vem o décimo sexto minuto (se necessário), com todos ainda presentes. Como Scrum Master, vou então declarar oficialmente o fim da reunião, mas encorajar os membros da equipe a discutir os temas urgentes em pequenos grupos e resolver os problemas que surgiram na reunião.

Mudanças no fluxo típico do Daily Scrum

Além da ideia do 16º minuto, também tenho experiência com outros métodos para descontrair um pouco o Daily e conhecer melhor os membros do Scrum Team, aproximando-os. Trouxe aqui mais duas ideias. Ambas também são excelentes para equipes descentralizadas ou remotas, já que em reuniões remotas o lado humano costuma ficar de fora.

Daily Scrums em equipes distribuídas

Quando os membros da equipe não trabalham todos no mesmo local, é difícil para eles se conhecerem. Membros da equipe que trabalham no mesmo escritório se conhecem através de conversas informais. Eles podem se encontrar no elevador e fazer perguntas despretensiosas mas educadas: "Já tem planos para o fim de semana?" "Quantos anos têm seus filhos?" etc. Esse tipo de conversa não acontece entre membros da equipe que trabalham em locais diferentes.

Além disso, as reuniões dessas equipes não são nem de longe tão descontraídas e divertidas quanto as de outras equipes. Uma vez presenciei uma equipe onde sempre levantavam um rato de borracha quando alguém se aprofundava demais em um tema. (Isso vem da expressão "going down the rat hole", ou seja, "entrar na toca do rato".) Embora equipes sem local de trabalho comum pudessem fazer algo assim, geralmente não se conhecem bem o suficiente para se sentirem à vontade.

Como Scrum Master de uma equipe que não trabalha junto em um escritório, acho importante dar às pessoas a oportunidade de se conhecerem melhor. Só assim elas podem interagir de forma tão descontraída. É bom começar cada Daily Scrum com um pouco de conversa informal – algo que acontece naturalmente e de forma espontânea em outras equipes.

5 minutos de conversa informal no Daily Standup

Para essas equipes, digo que primeiro há cinco minutos para conversa informal. Falar sobre o projeto não é permitido. Os membros da equipe devem trocar informações sobre seus hobbies, o que as crianças aprontaram, que filme assistiram no cinema etc. Após cinco minutos obrigatórios de conversa informal, começa então a reunião regular do Daily Scrum, que deve durar exatamente 15 minutos.

Nos cinco minutos antes do Daily Scrum propriamente dito, gosto de ouvir, por exemplo, sobre quais feriados existem nos países dos outros membros da equipe. Por exemplo, meus amigos na Noruega comemoram o Syttende Mai, o Dia da Constituição. Quando soube pela primeira vez por telefone, de um colega norueguês, que não se trabalha em 17 de maio lá, quis saber que feriado é esse. É um feriado em que você fica com a família e come algo gostoso (como o Thanksgiving nos EUA)? Ou é um dia que você passa com os amigos ao ar livre (como o Memorial Day)?

Foi parecido quando uma equipe de Londres me explicou do que se trata o Boxing Day. Já tinha ouvido falar, mas sempre me perguntei por que os britânicos gostavam tanto de colocar luvas de boxe e se bater. Além disso, descobri por que os "Bank Holidays", os feriados bancários, são tão importantes lá. Como americano, nunca me importei quando os bancos ficavam fechados por um dia.

Objetivo: Melhor colaboração

Assim aprendi muito sobre os feriados nos países de origem dos meus colegas. Mas o mais importante é que pude conhecer mais detalhes sobre a vida dos meus colegas em outros países. E com isso nossa colaboração melhorou. Então, embora eu seja a favor de um limite de 15 minutos para os Daily Scrums, ocasionalmente planejo cinco minutos extras de conversa informal antes. Experimente. Aposto que você pode aprender muito sobre seus colegas que não trabalham no mesmo escritório que você.