O que é uma desconferência?

O conceito de „Unconference" ou Open Space te interessa? Talvez você queira organizar uma Unconference ou um formato Open Space? Você foi convidado para uma Unconference ou Open Space e quer se informar sobre isso? Então você está no lugar certo!  

Este documento é um resumo. Para mais informações e orientações, você pode conferir este Ebook (de Henrik Kniberg).

O que é uma Unconference?

Uma Unconference é basicamente uma conferência sem temas pré-definidos. Existe uma estrutura geral e um tema central, mas os tópicos concretos de uma Unconference são definidos espontaneamente pelos participantes e os grupos de trabalho (breakout groups) são formados de forma dinâmica, de acordo com interesse e relevância.

Se você já conhece o formato Open Space, uma Unconference é essencialmente um evento Open Space com uma estrutura adicional no final, para funcionar melhor como evento interno de uma empresa.

É um formato excelente quando você quer uma agenda e estrutura extremamente flexíveis e definidas pelos participantes. Há muitos anos utilizo este formato na Crisp, Spotify, Lego e outros clientes, e ele parece se espalhar de forma viral nas organizações. Na maioria das vezes, conduzi Unconferences com 20-80 pessoas, que frequentemente diziam coisas como: „Todas as conferências deveriam ser assim" ou „Esta foi a melhor conferência em que já participei".

Aviso: Eu não inventei o termo Unconference e não sou responsável pela sua definição. Esta é apenas minha opinião pessoal sobre o tema.

Quais são as vantagens deste formato?

As principais vantagens de uma configuração descentralizada como esta são:

• Mais energia. As pessoas se concentram em coisas que são importantes para elas.

• Menos necessidade de planejamento. Ninguém precisa reservar tempo antecipadamente para criar uma agenda detalhada.

• Mais flexibilidade. Assim que todos os participantes se reúnem, podem surgir temas inesperados que são extremamente interessantes e importantes. Com uma agenda dinâmica, você pode capturar o momento e extrair o máximo valor da conferência.

• Conversas espontâneas. Muitas vezes, as conversas informais entre diferentes pessoas em diferentes papéis, que normalmente não conversariam entre si, são a parte mais valiosa de uma conferência. As pessoas se conhecem, trocam conhecimento e constroem confiança. O formato Open Space apoia exatamente isso.

Se o propósito de uma conferência é promover colaboração e comunicação, então uma Unconference pode fazer exatamente isso de uma forma mais simples, divertida e eficaz!

Quais são as potenciais desvantagens?

Se você quer que as pessoas falem sobre um tema específico ou certas decisões que precisam ser tomadas, este formato talvez não seja o ideal (ou pelo menos precisaria ser adaptado). Como este tipo de conferência depende completamente da participação dos participantes, são os participantes que decidem sobre o que querem falar; e isso pode não ser o que você quer. Como organizador, você apenas define o tema e deixa os outros fazerem o resto.

A questão é: até que ponto você precisa manter o controle da conversa e quanto você confia que outras pessoas usem seu tempo da melhor forma possível? Se você não tem certeza, tente abrir mão do controle e veja o que acontece. Você vai se surpreender!

O quê? Não existe nenhuma estrutura?

Claro que existe uma estrutura. Porém, ela é muito minimalista comparada com outras conferências.

O organizador define um tema geral, também chamado de Theme. Isso poderia ser algo como: "Como tornar este projeto totalmente incrível" ou "Quais são nossos maiores desafios e como vamos lidar com eles?" ou "Como será a versão 2.0 da nossa empresa?".

O tema é extremamente importante porque atrai as pessoas certas para o evento (e afasta as erradas). A participação deve ser sempre voluntária. Uma vez que você tem um tema inspirador, um facilitador experiente e as pessoas certas na sala, este evento só pode ser um sucesso!

Os organizadores também definem uma estrutura bem básica – geralmente seguindo este padrão:

Parte 1: Introdução & Criação da Agenda da Desconferência

Todos se reúnem (normalmente em círculo) e o facilitador explica o tema do dia e os princípios principais para a realização desse tipo de conferência.
Em seguida, os participantes identificam os temas individuais e trabalham juntos para distribuí-los nos chamados Breakout Slots. Praticamente qualquer coisa pode se tornar um "tema" – uma discussão, uma pergunta, uma apresentação, uma demonstração, uma caminhada, uma sessão de pair programming ou o que mais surgir.

Parte 2: Breakout Slots

Na sala existem vários cantos para os diferentes breakouts. Todas essas áreas têm um flipchart e algumas cadeiras. O cronograma mostra quando e onde cada sessão acontece. As sessões normalmente duram entre 45 e 60 minutos.
Cada pessoa pode decidir para onde quer ir: essa é a regra dos dois pés (Law of 2 Feet): "Se você não consegue aprender, contribuir ou se divertir onde está, use seus dois pés e vá para algum lugar onde possa aprender, contribuir ou se divertir."
Os participantes podem se movimentar livremente e não precisam ficar nas sessões de breakout planejadas. Conversas espontâneas também podem surgir na máquina de café ou na varanda. Os breakouts não precisam se manter no tema proposto, pois as pessoas podem conversar sobre o que quiserem.
O timebox é apenas uma orientação geral. Às vezes uma conversa dura apenas 20 minutos, outras vezes as pessoas querem falar sobre um tema por uma hora inteira. A regra dos dois pés é mais importante do que qualquer outra coisa, por isso o cronograma não é fixo, mas apenas uma diretriz para ter uma orientação de onde seus dois pés podem te levar.
Para cada tema há um responsável que registra as ações/decisões/descobertas (quando houver). Normalmente é a pessoa que propôs o tema. Mas qualquer outra pessoa pode assumir esse papel, já que tudo é bastante informal.

Parte 3: Reunir-se e Compartilhar Informações

Todo o grupo se reúne novamente. Os participantes agora podem compartilhar com os outros todas as ações/decisões/descobertas/perguntas que surgiram nas sessões.
É completamente normal se nada concreto surgiu da sua sessão. Muitas vezes as conversas e o contato pessoal já são valiosos o suficiente.
Também são abordados todos os outros temas que afetam todo o grupo (como decisões que impactam todos).
Antes da introdução, o organizador também pode adicionar vários outros elementos, como palestrantes inspiradores que possam contribuir com contexto ou conhecimento relevante. Ele também pode adicionar elementos à terceira parte da conferência para capturar resultados de forma um pouco mais formal. Às vezes também há reuniões adicionais, por exemplo, após o almoço (para reunir os resultados da manhã).

A Parte 2 (as sessões de breakout) é livre de qualquer interrupção e o facilitador interfere o mínimo possível.

Lei dos Dois Pés

Já mencionei a lei dos dois pés. Mas como ela é tão importante, quero dedicar uma seção própria a ela. É a única lei no Open Space e nas Desconferências.

"Se você não consegue aprender, contribuir ou se divertir onde está, use seus dois pés."

Basicamente, isso significa que assumimos que as pessoas vão assumir responsabilidade e aproveitar seu tempo da melhor forma possível. Se o organizador e todos os participantes mantiverem isso em mente, praticamente qualquer problema e qualquer pergunta acabará se resolvendo por conta própria.

Você gostaria de ter uma visão prática do formato Open Space? Então visite o evento de networking Scrumtisch (por exemplo, o Scrumtisch Köln), que acontece regularmente em muitas cidades da Alemanha.