Pôr em prática os resultados das retrospectivas

Às vezes ouço de equipas que pararam de fazer retrospetivas porque não conseguiam ver melhorias. Muitas vezes descobre-se então que não obtiveram boas ações de melhoria das retrospetivas ou que as ações não foram implementadas e por isso voltavam sempre à retrospetiva.

Se não agires, também não podes melhorar nada! Aqui estão algumas dicas sobre como obter ações realizáveis da retrospetiva e como garantir que são realmente implementadas.

A Retrospetiva

As retrospetivas ágeis ajudam as equipas a melhorar continuamente. Na retrospetiva, os membros da equipa refletem sobre o que podem fazer na próxima iteração para melhorar. A implementação destas ações na próxima iteração acabará por melhorar o trabalho e a capacidade de desempenho da equipa.

As retrospetivas podem ser usadas em Scrum ou Kanban para planear e acompanhar o trabalho da equipa. É também por isso que deves realizar retrospetivas regularmente. Só quando verificas regularmente o benefício das ações implementadas é que chegarás a melhores resultados.

Obter ações realizáveis na retrospetiva

Melhorias realmente duradouras das retrospetivas começam por tornar os resultados das retrospetivas realizáveis. Tento sempre garantir que os membros da equipa saiam de uma reunião com ações que podem e vão implementar diretamente na próxima iteração. Estas ações devem ser adicionadas ao quadro de status e/ou ao backlog, para que estejam sempre bem visíveis e não sejam esquecidas.

Para mim, ações realizáveis são:

• pequenas mas poderosas
• claras e compreensíveis
• formuladas de forma que o respetivo benefício seja claramente reconhecível

Também deves esclarecer o "porquê":

• Porque foi escolhida esta razão, esta ação?
• Porque é este o nosso problema a resolver?
• Qual é o benefício esperado?

Isto vai motivar a equipa a realmente pôr as ações em prática!

Apenas variar a condução das retrospetivas – embora útil – na maioria dos casos não resolve problemas. Podes encontrar melhores ações através disso, porque com métodos diferentes também se obtêm insights diferentes. A forma como se conduzem as retrospetivas é certamente importante, mas tens de chamar a atenção das equipas para o facto de que, como equipa auto-organizada, também são responsáveis por como trabalham e o que deve ser melhorado.

Implementar ações da retrospectiva

Quando faço coaching com uma equipe, tento ajudar lembrando os membros da equipe de incluir as ações definidas nas próximas iterações. Isso acontece, por exemplo, durante um Daily Standup Meeting, quando converso com os membros da equipe ou quando fazem uma review, etc. Também faço coaching com os Scrum Masters e os lembro de implementar as coisas que originalmente queriam fazer.

Aqui está um exemplo de uma equipe com a qual trabalhei: Eles realizaram uma retrospectiva e perceberam que suas habilidades e conhecimentos (por serem uma equipe multidisciplinar) estavam distribuídos entre os membros individuais da equipe. Como Jerry Weinberg expressa em sua Lei da Geleia de Framboesa do livro Os Segredos da Consultoria: Quanto mais você espalha algo, mais fino fica. Em alguns casos, havia apenas uma única pessoa que podia realizar um determinado trabalho, e isso era indesejável.

A equipe definiu uma ação para "mais trabalho em pares". Essa ação está formulada de forma um pouco vaga, mas concordamos em vê-la como uma oportunidade para as pessoas colaborarem e desenvolverem novas habilidades e competências. Dessa forma, a ação se tornou implementável.

Durante uma iteração, a equipe percebeu que estava travada em uma task. Uma parte do software precisava ser testada, mas os testadores ainda estavam ocupados testando outros módulos. No Standup Meeting, um dos desenvolvedores mencionou que gostaria de assumir essa tarefa, mas tinha pouca experiência com isso. O Scrum Master perguntou aos testadores se algum deles poderia trabalhar com o desenvolvedor para mostrar como se faz o teste. Ao fazer isso, ele apontou para a ação no taskboard e lembrou a equipe de que isso era algo que tinham concordado para essa iteração. Um dos testadores se disponibilizou e trabalhou com o desenvolvedor por algumas horas.

Descobriu-se que isso foi completamente suficiente para que o desenvolvedor também pudesse testar. Respondendo algumas poucas perguntas, ele finalmente conseguiu concluir essa tarefa. Nas iterações seguintes, ele também trabalhou em algumas tasks onde realizou testes e foi ficando cada vez melhor. A equipe conseguiu, portanto, realizar muito mais testes e concluir User Stories, já que os testes geralmente eram um gargalo e a razão pela qual as Stories não podiam ser finalizadas.

Portanto, sempre garanta que as ações de melhoria estejam bem visíveis. Isso ajuda a realmente executar essas ações quando surge a oportunidade, já que elas estão sempre visíveis para os membros da equipe.

Acompanhamento das ações de melhoria

Normalmente começo uma retrospectiva olhando para as ações de melhoria da reunião anterior para descobrir se todas foram implementadas. Se não foram (e sempre peço às equipes que formulem as ações de forma que possam ser concluídas em uma iteração), pergunto à equipe por que não conseguiram.

Às vezes, simplesmente são muitas ações (nesse caso, recomendo certos exercícios para encontrar as ações mais importantes). Às vezes, porém, existem razões mais profundas pelas quais uma equipe não consegue melhorar (nesse caso, recomendo uma análise de causa raiz).

As equipes devem, em princípio, sair da retrospectiva com uma certa quantidade de ações que realmente conseguem realizar na próxima iteração. Com pequenos passos, é possível alcançar uma melhoria contínua sustentável.

Melhoria contínua através de retrospectivas

A retrospectiva é muito mais do que apenas uma reunião no final de uma iteração. Trata-se de criar uma cultura na qual as equipes podem melhorar permanentemente sua forma de trabalhar.
Espero ter conseguido transmitir algumas ideias sobre como obter ações realmente implementáveis das retrospectivas.

Se você tem interesse em retrospectivas ou em um Treinamento de Scrum Master, dê uma olhada na oferta da Agile Academy. Conhecimento mais aprofundado sobre retrospectivas transmitimos em nossos Deep Dives.

Este texto é do blog de Ben Linders e foi traduzido por nós para o alemão.