Prise de décision en équipe – Plus efficace et plus rapide grâce à Scrum

Les mauvaises décisions peuvent ruiner une entreprise et détruire des carrières.

T'a-t-on dit que tu devrais améliorer ta prise de décision ? Si c'est le cas, tu n'es pas seul. Les managers reçoivent souvent de mauvaises évaluations lors des feedbacks à 360° concernant la qualité et le timing de leurs décisions.

La prise de décision peut être améliorée, comme toutes les autres compétences de management ou de leadership. Reconnaître le problème est la première étape vers l'amélioration. La seule façon de découvrir ces zones problématiques cachées est le feedback.

Dans « Comment obtenir un feedback honnête », tu trouveras dix façons d'obtenir un feedback sincère. En Scrum, le feedback est de toute façon un élément très important. De plus, tu peux aussi rencontrer certains de tes subordonnés directs, ton Scrum Team, tes collègues et ton chef pour leur poser les questions suivantes :

1. En tant qu'organisation ou équipe, avons-nous une vision claire de qui est responsable de prendre les décisions les plus importantes ?
2. Y a-t-il des obstacles ? Si oui, pourquoi ?
3. Est-ce que je reçois la bonne quantité d'informations avant de prendre une décision ? Trop ? Pas assez ?
4. Est-ce que je recueille la bonne quantité et la bonne qualité d'informations ? Trop ? Pas assez ?
5. Sur une échelle de un à dix, comment évalueriez-vous la qualité et le timing de mes décisions ? Que puis-je améliorer pour passer de __ à dix ?
6. Qu'en est-il de certaines des dernières décisions – étaient-ce de bonnes décisions ? Ont-elles été bien mises en œuvre ?

Rafraîchissez d'abord vos qualités d'écoute !

Une fois que vous avez établi une base solide, il est temps d'apprendre la prise de décision auprès d'experts. Qui connaissez-vous qui semble toujours prendre les bonnes décisions au bon moment ? Discutez avec ces personnes et découvrez quels processus et règles empiriques ils suivent.

Parler avec d'autres ne fonctionne pas toujours, car beaucoup de personnes vraiment douées dans un domaine sont « inconsciemment compétentes » et ne peuvent tout simplement pas transmettre leur savoir-faire aux autres.

Voici également quelques conseils que je trouve très utiles dans Scrum mais aussi en général, et que je partage avec les managers pour les aider à améliorer leur prise de décision :

1) Soyez clair sur ce que vous décidez

Un « Decision Statement » est une déclaration précise et claire concernant la décision à prendre. L'erreur la plus fréquente est de trop restreindre ses décisions – souvent sous forme de question « soit... soit ». Par exemple, la question « Devrais-je acheter une nouvelle voiture ? » ne permet que deux réponses – oui et non. On peut élargir cela en demandant « Quel type de véhicule devrais-je acheter ? ». Ou on va encore plus loin en demandant « Quel est le meilleur moyen de transport ? ».

Commence toujours par une telle déclaration et discutes-en avec quelques autres personnes avant d'évaluer les différentes possibilités. Tu découvriras ainsi si tu poses aussi la bonne question.

2) Critères de décision

Lorsque vous avez les bons critères, il est plus facile d'évaluer les alternatives. Les critères pour l'achat d'une voiture seraient par exemple le coût, le modèle, la consommation et la sécurité. C'est une bonne occasion de demander aux parties prenantes d'autres critères, surtout si la décision aura également un impact sur d'autres personnes ou si vous avez besoin du soutien d'autres personnes pour la mise en œuvre.

3) Des responsabilités claires pour la prise de décision

La question de savoir qui détient l'autorité de décision finale et qui est simplement responsable de fournir des éléments pour la décision est probablement le plus grand défi de la prise de décision dans les organisations. Pour les décisions complexes et importantes impliquant plusieurs fonctions, régions ou partenaires, tu devrais utiliser le modèle RAPID (de Bain & Company). Définis donc les responsabilités suivantes :

• R = Recommend : La personne chargée de formuler les recommandations pour obtenir l'approbation de la décision.
• A = Agree : Toute personne qui doit approuver la décision. Similaire au point « I », mais avec plus de pouvoir et d'influence.
• P = Perform : La personne qui doit réellement exécuter la décision. (Cette personne est souvent oubliée, mais c'est elle qui doit ensuite gérer le résultat.)
• I = Input : Toute personne qui devrait fournir des éléments pour la décision.
• D = Decide : La personne ayant l'autorité pour prendre la décision finale. Il ne devrait toujours y avoir qu'une seule personne dans ce rôle – ni plus, ni moins.

4) Libérez votre esprit

La plupart des gens pensent être doués pour le multitâche. Pourtant, cela comporte le risque de prendre de mauvaises décisions. Les décisions importantes nécessitent concentration et clarté. La « pleine conscience » est le nouveau mot à la mode, et des recherches solides montrent à quel point il est important d'être présent et concentré lorsqu'on prend des décisions.

5) Vérifier la décision avec votre « Anti-Vous »

C'est une suggestion du psychologue organisationnel Nick Tasler. Selon Tasler, « la plupart des mauvaises décisions peuvent être évitées simplement en élargissant son cadre de référence. La méthode la plus rapide, la plus simple et la plus efficace consiste à consulter un "Anti-You" (votre opposé) avant de prendre une décision. Les "Anti-Yous" sont aussi appelés "People Not Like Us", c'est-à-dire des personnes qui pensent différemment de nous. Obtenir des perspectives différentes mène généralement à des solutions plus innovantes.
Essayez cette méthode et d'autres, et avec plus de pratique et de feedback, la qualité et le timing de vos décisions devraient s'améliorer progressivement – bien au-delà des frontières de l'Agile et de Scrum !

Ce texte provient du blog de The Balance et a été traduit par nos soins.

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