Ce que tu dois savoir sur le Product Backlog Refinement (Grooming)

Pour qu'un Sprint puisse être planifié et que le travail puisse commencer en Scrum, le Product Backlog doit être bien entretenu et rempli d'éléments correctement préparés. Il est donc logique qu'un Refinement régulier du Backlog soit nécessaire – mais comment cela fonctionne-t-il exactement ?

Ce que signifie exactement le Product Backlog Refinement, ce à quoi tu dois faire attention et pourquoi le Refinement est si important, nous te le montrons dans cet article.

Que signifie le Product Backlog Refinement en Scrum ?

Jusqu'à récemment, on appelait encore le Product Backlog Refinement en Scrum « Backlog Grooming » (grooming signifiant entretenir). Car le Backlog Refinement consiste à entretenir et préparer le Product Backlog avec ses Items et Epics de manière à ce que l'équipe Scrum puisse l'utiliser comme base pour le Sprint Planning.

Le Product Backlog Refinement signifie donc : les Product Backlog Items sont élaborés, évalués et priorisés de sorte que l'équipe de développement puisse constituer son Sprint Backlog. Un Product Backlog bien entretenu devrait toujours contenir en réserve suffisamment de Product Backlog Items préparés pour qu'un Sprint complet puisse être planifié.

L'objectif principal du Backlog Grooming est que l'équipe de développement comprenne la vision produit du Product Owner et les User Stories qu'il a créées, afin d'être en mesure de planifier le prochain Sprint conformément aux objectifs du Sprint.

À noter : si tu cherches le terme Refinement dans le Scrum Guide, tu constateras qu'il ne fait pas partie des événements Scrum officiels comme le Sprint ou le Daily Scrum. Le Product Backlog Refinement est plutôt une activité qui se déroule sous forme de réunion. Outre le Product Owner et l'équipe de développement, le Scrum Master participe au Refinement Meeting ainsi que – surtout lors des Refinements stratégiques – les parties prenantes.

Voici comment se déroule le Backlog Refinement Meeting

Avant le Backlog Refinement proprement dit, il y a la préparation :

1. Le Product Owner définit l'objectif du Sprint (Outcome).
2. Conformément à cet objectif de Sprint, le PO priorise le Product Backlog et sélectionne les Product Backlog Items (PBIs) les plus importants ou en rédige de nouveaux.
3. L'équipe Scrum formule ensemble une Definition of Ready (DoR), qui définit les caractéristiques et le niveau de détail que ces Product Backlog Items doivent avoir pour que l'équipe de développement puisse les intégrer dans un Sprint.

On peut maintenant passer à l'exécution du Backlog Refinement Meeting :

1. Le Product Owner et l'équipe de développement discutent des objectifs du Sprint et des PBIs associés. Il est important que le PO ne communique que l'objectif à atteindre et ne prescrive pas comment y parvenir.
2. L'équipe de développement apporte sa contribution. Cela inclut d'une part ses propres idées de mise en œuvre basées sur sa connaissance de l'application ou du produit, d'autre part des remarques sur les dépendances techniques entre les PBIs, ce qui peut conduire à reprioriser certains sujets.
3. Dès que l'équipe de développement et le PO ont atteint une compréhension commune d'un Product Backlog Item, le PO ou un membre de l'équipe documente ce PBI conformément à la DoR formulée au point 3 et note par exemple les critères d'acceptation. De nombreuses équipes procèdent également à ce stade à l'estimation de l'effort – elles l'appellent alors Estimation Poker et non Planning Poker, puisque cela ne se déroule pas pendant le Planning.

Le Product Backlog Refinement (Grooming) est important pour le succès

Un bon Product Owner prend le Refinement très au sérieux. Il sait qu'un Backlog Grooming régulier et sérieusement mené pose les bases du déroulement du Sprint ultérieur et donc du succès d'un produit, car :

• le Refinement garantit que le Product Backlog est à jour et peut être utilisé comme base pour le prochain Sprint Planning.
• grâce à ce travail préparatoire, l'équipe de développement se penche tôt sur les PBIs les plus importants et peut poser des questions qui n'auraient sinon émergé qu'au Sprint Planning. Cela donne au PO l'opportunité de trouver les réponses à temps pour le Planning Meeting.
• les Sprint Planning Meetings deviennent plus courts, car seul le « comment » de la mise en œuvre doit encore y être discuté, puisque le « quoi » a été clarifié par le Refinement. De plus, les PBIs ont idéalement déjà été estimés par l'équipe et peuvent être sélectionnés selon la Velocity. Cela évite de ne pas avoir suffisamment de PBIs préparés disponibles lors du Sprint Planning.
• grâce au travail commun sur les PBIs, le PO et l'équipe de développement développent plus rapidement une compréhension commune de la vision, des objectifs et des tâches.
• toutes les idées de l'équipe de développement pour la mise en œuvre d'un PBI sont notées lors du Refinement.
• un énorme transfert de connaissances a lieu, car le PO transmet de plus en plus de contexte sur les clients, le modèle économique, etc. à l'équipe grâce au Refinement.
• pendant le Sprint, l'équipe peut se concentrer davantage sur le travail proprement dit, car les questions les plus importantes ont été clarifiées lors du Refinement.

Ce que tu dois prendre en compte lors du Product Backlog Refinement !

1. Avant de pouvoir prioriser ou ordonner définitivement les PBIs dans le Product Backlog, tu devrais avoir une idée de l'ampleur des différents Items, car celle-ci détermine les coûts, qui à leur tour influencent la priorité. L'ampleur est estimée en Scrum en unités relatives comme les Story Points.
2. Scrum ne prescrit pas quand ni à quelle fréquence tu dois effectuer le Product Backlog Refinement. Notre recommandation est : 1 fois par semaine, par exemple au milieu du Sprint. Certaines équipes effectuent plutôt des Refinements quotidiens mais plus courts, ce qui dépend surtout de la disponibilité du Product Owner.
3. Comme pour les événements et autres activités en Scrum, il est également recommandé pour le Product Backlog Refinement de le réaliser régulièrement selon un rythme fixe, afin qu'une routine s'installe.

Conclusion sur le Product Backlog Refinement

Un Product Backlog Refinement régulier et soigné est absolument essentiel pour un déroulement de Sprint réussi – et donc pour le succès du produit. Si tu travailles déjà comme Product Owner ou si tu souhaites te préparer à ce rôle passionnant et pratiquer le Product Backlog Refinement concrètement, nous te soutenons volontiers avec une formation Product Owner adaptée.

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