O ministério ágil: Uma entrevista com Sebnem Andresen
Hoje é hora da próxima entrevista na nossa área de conhecimento. Mais especificamente, esta será o início de uma série de Alumni com ex-participantes de treinamentos, que vão contar como é o dia a dia de trabalho deles, por que na época contrataram um treinamento ou utilizaram os serviços de consultoria e como desde então aplicam seu conhecimento ágil na prática.
Depois que nossa primeira entrevista já conseguiu gerar tanto feedback positivo, estamos curiosos para saber o que vocês vão achar dos nossos Alumni de "Melhores Práticas".
Sem mais delongas e antes que eu revele demais, quero começar direto com a entrevista. Nossa convidada de hoje é Sebnem Andresen.
Scrum Academy
Querida Sebnem, muito obrigado por dedicar seu tempo e nos conceder uma entrevista. Antes de deixar os leitores ainda mais curiosos, apresente-se e conte para a gente quem você é e o que você faz.
Sebnem Andresen
Com prazer. Sou Sebnem Andresen, tenho 45 anos, sou casada, mãe de uma filha e trabalho há 16 anos no setor de TI, alternando entre as funções de Gerente de Projetos e Gerente de Produtos. Nos últimos 6 meses, trabalhei como Fellow no Ministério Federal dos Transportes e Infraestrutura Digital através do programa Work4Germany e obtive muitas impressões sobre como o Estado funciona e como as estruturas de trabalho são organizadas lá. Também tive a oportunidade de conhecer muitos projetos interessantes do ministério e muitas pessoas de diferentes departamentos.
Work4Germany é um programa sob o patrocínio de Helge Braun (Chancelaria Federal) e há alguns meses tornou-se uma agência federal. O objetivo do Work4Germany é levar pessoas do setor privado, que são metodologicamente fortes, para os ministérios federais, a fim de introduzir formas ágeis de trabalho. Foi um período muito emocionante com muitas impressões e sou grata por ter podido participar.
Scrum Academy
Isso parece muito interessante e fico feliz que o programa tenha começado de forma tão promissora. Como e quando você encontrou o caminho para os nossos treinamentos?
Sebnem Andresen
Nos últimos anos, tive muitas experiências no ambiente ágil, ou seja, com Dailies, Reviews e Retros no gerenciamento de projetos. Eu queria aprofundar meus conhecimentos, aprender a filosofia do Scrum desde o início e obter um certificado. Encontrei vocês através da TAM Academy e depois conversei com o Sohrab por telefone. Fiquei imediatamente entusiasmada. Fiz com vocês os cursos de Scrum Master e Agile Leadership . Ambos os cursos foram online e, além de muita diversão, ampliaram enormemente meu horizonte e conhecimento.
Scrum Academy
O que foi especialmente importante para você na escolha do provedor de treinamento e/ou do treinamento?
Sebnem Andresen
Era muito importante para mim que pessoas de outras áreas, que não fossem de TI, também participassem do treinamento. A diversidade estava presente nos treinamentos e foi muito prazeroso. Também era muito importante para mim que o treinamento incluísse bons exercícios que pudessem ser colocados em prática imediatamente. Após o treinamento de 3 dias, nós (todos os participantes entre si) nos conectamos e sei que, se eu tiver alguma dúvida – seja qual for a direção – posso contar com o apoio deles. Foi um ótimo trabalho em equipe!
Scrum Academy
Qual foi a descoberta mais importante ou o maior momento "Aha" que você teve no treinamento?
Sebnem Andresen
Aprofundei meus conhecimentos através do Scrum Master e ganhei muita segurança. Claro que você já sabe bastante quando trabalhou com Scrum ou outro método ágil. Mas o que achei ótimo foram os exemplos adequados de outras áreas e as experiências de projetos e consultorias do Sohrab, que ele compartilhou. As melhores e piores práticas quando se trata de implementar Scrum em empresas também foram extremamente úteis. Sohrab sempre colocava o mais importante em primeiro plano e dizia o que é necessário para poder trabalhar de forma ágil e também como a mentalidade precisa mudar para que o método de trabalho possa ser utilizado com sucesso.
Scrum Academy
Você esteve por seis meses no Work4Germany, o projeto do governo federal, como Fellow no BMVI. Antes disso, você trabalhou em uma grande empresa de telecomunicações ou em uma subsidiária dela. Provavelmente nenhum dos dois é exatamente o mais "ágil" entre os ágeis. Mas onde você vê diferenças entre uma grande corporação da economia privada e uma autoridade federal?
Sebnem Andresen
Antes do BMVI, eu estava na Motionlogic, uma subsidiária da Deutsche Telekom, e lá trabalhei de forma ágil com os colegas na área de Big Data. Lá criávamos análises fundamentadas de fluxos de tráfego e movimentação, baseadas em dados de sinalização anônimos da rede móvel – e as transformávamos em produtos.
Usávamos o método Kanban e ferramentas modernas como Confluence, Jira e Slack. Também havia Dailies e Reviews.
No meu empregador anterior, Sensorberg, que atua no setor de IoT, também se trabalhava de forma ágil. Além das ferramentas modernas de gerenciamento de projetos já mencionadas, havia, por exemplo, um quadro de ideias, e as melhores ideias eram testadas. Em geral, havia uma atmosfera muito aberta na Sensorberg, a empresa era liderada por "agilistas", o trabalho em equipe e o espírito de equipe eram muito importantes, cada colaborador podia experimentar muito e assumir responsabilidades, havia muita liberdade. Nunca precisávamos estar presentes, podíamos trabalhar de qualquer lugar – e realizamos coisas grandiosas, desenvolvendo em pouco tempo uma tecnologia e um hardware que abria portas via Bluetooth com a ajuda de um aplicativo, o que era muito eficaz para operadores de, por exemplo, espaços de coworking, já que não era mais necessário distribuir chaves.
Por esse motivo, meus dois empregadores anteriores não são comparáveis com a autoridade pública. Na autoridade federal, trabalha-se de forma hierárquica. No entanto, já havia abordagens ágeis em alguns departamentos e grande interesse em todos os lugares. Mas o objetivo do projeto Work4Germany era justamente garantir uma troca e experimentar e introduzir métodos ágeis nos diversos departamentos. E funcionou bem.
Scrum Academy
O que mais te surpreendeu positivamente na autoridade?
Sebnem Andresen
As pessoas que trabalham lá e a abertura para novos métodos de trabalho. Além de uma ferramenta para trabalho colaborativo, introduzi o método Kanban em conjunto com Dailies em vários departamentos, incluindo uma ferramenta Kanban. Os colegas começaram a trabalhar com isso imediatamente após um breve treinamento e capacitação. Um colega que está a 2 anos da aposentadoria estava muito aberto e entusiasmado! Experiências assim me motivaram muito.
Scrum Academy
Quais elementos dos treinamentos mais te ajudaram no trabalho na autoridade? Há algo que você abordou de forma completamente diferente após o treinamento do que antes?
Sebnem Andresen
Os colegas fizeram, por exemplo, um brainstorming de Working Agreements em um workshop. Acho que isso ajudou muito a equipe a ter uma melhor compreensão entre si. Também introduzi elementos do Scrum como Dailies e Retrospectivas . Acredito que esses métodos trazem apenas vantagens para a organização do trabalho.
Scrum Academy
Na sua opinião, quão ágil pode ser uma autoridade pública, se ela quiser? E quanto tempo levaria?
Sebnem Andresen
Acredito que o trabalho ágil se encaixa muito bem no mundo das autoridades públicas. Em todos os lugares onde pessoas diferentes trabalham em temas complexos, onde há tarefas ad hoc e é preciso reagir rapidamente, o trabalho ágil pode ser aplicado com sucesso.
E se na nova legislatura houvesse um ministério próprio que reconhecesse a necessidade de reformar a administração e colocasse a "agilização" em primeiro plano? Um ministério onde o trabalho ágil pudesse ser vivenciado, onde soluções inovadoras para a administração fossem desenvolvidas?
Um ministério que pensasse e agisse "digital first" em todos os aspectos e tivesse uma infraestrutura que faria até o Google prestar atenção?
Acredito inclusive que as autoridades públicas deveriam definitivamente trabalhar de forma ágil. Minha colega Fellow Mirine Choi e eu desenvolvemos pensamentos já existentes e nossas próprias experiências e escrevemos um documento conceitual para o ministério do futuro, para um "Novo Ministério", no qual estruturamos a organização de forma completamente ágil.
Para quem tiver interesse: https://work.4germany.org/project/das-neue-ministerium-fellows-2020/
Quanto tempo levaria? Poderia ser implementado já na próxima legislatura como projeto piloto.
Scrum Academy
Isso parece muito interessante. Espero que tenha grande aceitação! Onde estão os maiores "obstáculos" nas instituições públicas em comparação com empresas de tamanho similar?
Sebnem Andresen
O trabalho em uma instituição pública é estruturado hierarquicamente. O maior obstáculo em uma estrutura assim é que o trabalho ágil em equipes auto-organizadas é dificultado ou nem mesmo se torna possível. É preciso começar pequeno e introduzir o trabalho ágil de forma gradual. As vantagens precisam ser demonstradas. É preciso convencer. Isso leva tempo. A menos que seja criado um "Ministério Ágil" completamente novo (PDF), como descrito no conceito acima.
Em grandes empresas, na maior parte, também se trabalha mais com o estilo de liderança Top-Down. Porém, ali depende da liderança - quando a cúpula reconhece as vantagens do trabalho ágil, ele pode ser implementado em pouco tempo.
Scrum Academy
Você está voltando agora para o setor privado após o término do seu período como Fellow. Você já pode nos contar em que direção vai e quais serão suas funções?
Sebnem Andresen
Estou muito feliz em começar no Elia Group. Com seus dois operadores de redes de transmissão, 50Hertz na Alemanha e Elia na Bélgica, o grupo está entre os Top 5 da Europa. A 50Hertz também é líder na integração segura de Energias Renováveis.
Scrum Academy
Definitivamente um tema que ganhará ainda mais importância no futuro. Você acredita que usará coisas diferentes do treinamento na economia do que usou na instituição federal? Onde estão as maiores diferenças no trabalho dentro de uma instituição pública e uma empresa privada?
Sebnem Andresen
Acredito que métodos e ferramentas ágeis da minha experiência profissional anterior e do treinamento são bem aplicáveis tanto em uma instituição pública quanto em uma empresa privada.
Scrum Academy
Quão ágil uma instituição pública pode realmente ser? Você acredita que existem limitações aqui? E se sim, por quê?
Sebnem Andresen
Como modelo teórico organizacional para a administração pública, funciona a teoria burocrática de Max Weber. Uma instituição pública é, portanto, estruturada hierarquicamente. A limitação existe devido ao fato de que em equipes ágeis se trabalha e decide de forma auto-organizada – isso não é possível em uma estrutura hierárquica.
Minha experiência, no entanto, é que não precisa permanecer assim e que já é possível trabalhar de forma muito ágil em uma instituição pública: com Dailies, Retros e métodos ágeis de PM como Kanban e ferramentas que permitem trabalho colaborativo. Existem limitações porque as instituições públicas, por exemplo, não querem e não podem trabalhar com ferramentas baseadas na nuvem. Eu entendo isso. Porém, também existe a possibilidade de instalar, por exemplo, um quadro Kanban ou ferramenta localmente nos servidores. Também existem limitações devido à hierarquia. Por isso, precisamos de políticos e instituições que queiram repensar ou pensar de forma nova. Acredito que o programa Work4Germany é uma abordagem muito boa para estimular essa mudança de mentalidade.
O que é muito importante para que as instituições públicas possam trabalhar de forma mais ágil no futuro é que os líderes se abram e desenvolvam um mindset ágil. Líderes são a maior alavanca para criar uma cultura coletiva de mudança. Também aqui os ministérios não diferem de outras organizações. Líderes têm função de modelo para outros colaboradores e influenciam quais comportamentos são encorajados ou sancionados em uma organização. Os líderes devem ser desenvolvidos através de coaching e treinamento para se tornarem "New Leaders".
A tarefa do "New Leader" consiste em desenvolver e apoiar a equipe, para extrair o melhor de cada indivíduo (Output). Fazendo com que (alinhado aos valores ágeis) coragem, abertura, respeito, foco e comprometimento (autocompromisso) sejam vividos dentro da equipe. Para isso, ele ou ela deve criar um ambiente onde progresso, criatividade e melhoria se tornem possíveis. O foco como New Leader está sempre nas necessidades da equipe.
Scrum Academy
Você acredita que a pandemia de Corona mudou algo na economia em relação ao trabalho ágil e digitalização?
Sebnem Andresen
Acredito que a pandemia de Corona mudou bastante coisa no mundo do trabalho em geral em relação à digitalização, ou precisa mudar. Como geralmente se trabalha de home office, é especialmente importante ter métodos ágeis como, por exemplo, Daily Standups para a troca matinal ou um quadro Kanban para visualização do status das diferentes tarefas, para que todos na equipe estejam informados e alinhados. Com isso, muitas ligações telefônicas e rodadas de alinhamento são eliminadas.
Scrum Academy
É verdade. Gosto que isso força temas como "responsabilidade de informar e buscar informação" e cada um pode se manter atualizado de forma autônoma.
Estamos notando cada vez mais solicitações de quem ainda não se ocupou muito ou nada com o tema agilidade, mas as empresas agora percebem que precisam fazer algo a respeito e por isso buscam mais informações sobre os treinamentos. O que você diria a essas pessoas? Como um treinamento conosco ajuda elas ou os funcionários?
Sebnem Andresen
Eu diria: "Chegou a hora de quebrar estruturas rígidas! Façam o treinamento, vai expandir seus horizontes."
Scrum Academy
O que é um "mindset ágil" para você?
Sebnem Andresen
Um mindset ágil é para mim uma forma de pensar e uma atitude que promove espírito de equipe, onde o valor para o cliente está em primeiro plano, onde não se exige perfeição, mas a equipe cresce com as tarefas e existe uma cultura de erros que é entendida como oportunidade de aprendizado, para desenvolver a si mesmo, a equipe e o produto.
Além disso, faz parte do mindset ágil para mim que aprender traga tanta alegria quanto saber fazer - quero dizer com isso a disposição de aprender constantemente coisas novas e expandir seus horizontes. Pessoas com mindset ágil têm uma visão e missão substanciais. Por exemplo, o aprendizado conjunto com o cliente/stakeholders faz parte da abordagem.
Scrum Academy
Você disse isso muito bem. Querida Sebnem, desejamos tudo de bom para o início de um novo capítulo profissional e obrigado pela conversa agradável.
Sebnem Andresen
Muito obrigada pelo convite. Foi um grande prazer!
