Tomada de decisão em equipe – Melhor e mais rápida com Scrum

Decisões ruins podem arruinar uma empresa e destruir carreiras.

Alguém já te disse que você deveria melhorar sua tomada de decisão? Se sim, você não está sozinho. Gestores frequentemente recebem avaliações ruins em feedbacks 360° quanto à qualidade e ao timing de suas decisões.

A tomada de decisão pode ser aprimorada, assim como qualquer outra habilidade de gestão ou liderança. Reconhecer o problema é o primeiro passo para a melhoria. A única forma de descobrir essas áreas problemáticas ocultas é através de feedback.

Em "Como obter feedback honesto" você encontra dez maneiras de conseguir feedback sincero. No Scrum, o feedback já é um elemento muito importante. Além disso, você também pode se reunir com alguns dos seus subordinados diretos, seu Scrum Team, seus colegas e seu chefe e fazer as seguintes perguntas:

1. Nós, como organização ou como equipe, temos clareza sobre quem é responsável por tomar as decisões mais importantes?
2. Existem impedimentos? Se sim, por quê?
3. Estou recebendo a quantidade certa de informações antes de tomar uma decisão? Demais? De menos?
4. Estou coletando a quantidade certa e também a qualidade certa de informações? Demais? De menos?
5. Em uma escala de um a dez, como você avaliaria a qualidade e o timing das minhas decisões? O que posso melhorar para subir de __ para dez?
6. E quanto a algumas das últimas decisões – foram boas decisões? Foram bem implementadas?

Primeiro, aprimore suas habilidades de escuta!

Assim que você tiver uma base, é hora de aprender sobre tomada de decisão com especialistas. Quem você conhece que parece sempre tomar as decisões certas no momento certo? Converse com essas pessoas e descubra quais processos e regras práticas elas seguem.

Conversar com outros nem sempre ajuda, porque muitas pessoas que são realmente boas em algo são "inconscientemente competentes" e simplesmente não conseguem transmitir isso para outros.

Além disso, aqui estão algumas dicas que considero muito úteis no Scrum, mas também em outras situações, e que passo para líderes para ajudá-los a melhorar sua tomada de decisão:

1) Tenha clareza sobre o que você está decidindo

Um "Decision Statement" é uma declaração precisa e clara sobre a decisão em questão. O erro mais comum é limitar demais as suas decisões – muitas vezes como uma pergunta "ou ... ou". Por exemplo, a pergunta "Devo comprar um carro novo?" permite apenas duas respostas – sim e não. Você pode ampliar isso perguntando: "Que tipo de veículo devo comprar?". Ou ir ainda mais longe e perguntar: "Qual é o melhor meio de transporte?".

Comece sempre com uma declaração deste tipo e converse com algumas outras pessoas sobre ela antes de avaliar as diferentes possibilidades. Assim você descobre se está fazendo a pergunta certa.

2) Critérios de decisão

Quando você tem os critérios certos, é mais fácil avaliar as alternativas. Os critérios para a compra do carro seriam, por exemplo, custo, modelo, consumo e segurança. Esta é uma boa oportunidade para perguntar aos stakeholders sobre critérios adicionais, especialmente se a decisão também vai afetar outras pessoas ou se você precisa do apoio de outras pessoas para a implementação.

3) Responsabilidades claras para a tomada de decisão

A questão de quem tem a autoridade final de decisão e quem é apenas responsável por fornecer input para a decisão é provavelmente o maior problema na tomada de decisões em organizações. Para decisões complexas e grandes que envolvem múltiplas funções, regiões ou parceiros, você deve usar o modelo RAPID (da Bain & Company). Defina então as seguintes responsabilidades:

• R = Recommend: Pessoa responsável pelas recomendações para obter aprovação para a decisão.
• A = Agree: Todos que precisam concordar com a decisão. Semelhante ao ponto "I", mas com mais poder e influência.
• P = Perform: A pessoa que realmente precisa executar a decisão. (Esta pessoa muitas vezes não é considerada, mas depois tem que lidar com o resultado.)
• I = Input: Todos que devem fornecer input para a decisão.
• D = Decide: A pessoa com autoridade para tomar a decisão final. Deve haver sempre apenas uma pessoa assim – nem mais, nem menos.

4) Liberte sua mente

A maioria das pessoas acredita que é boa em fazer várias coisas ao mesmo tempo. No entanto, isso traz o risco de tomar decisões ruins. Decisões importantes exigem concentração e clareza. "Mindfulness" é a nova palavra da moda, e existem pesquisas sólidas que mostram como é importante estar presente e focado ao tomar decisões.

5) Verificar a decisão com seu "Anti-Você"

Esta é uma sugestão do psicólogo organizacional Nick Tasler. Segundo Tasler, "a maioria das decisões erradas pode ser eliminada simplesmente ampliando seu quadro de referência. A forma mais rápida, simples e eficaz é consultar um 'Anti-You' (o oposto de você mesmo) antes de tomar uma decisão. Os 'Anti-Yous' também são chamados de 'People Not Like Us', ou seja, 'pessoas que são diferentes de nós'. Obter perspectivas diferentes normalmente leva a soluções mais inovadoras.
Experimente este e outros métodos e, com mais prática e feedback, a qualidade e o timing das suas decisões devem melhorar gradualmente – e isso vai além dos limites do Agile e do Scrum! 

Este texto foi originalmente publicado no blog do The Balance e foi traduzido por nós para o português.

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