Cómo hacer que los acuerdos perduren

Has invertido tiempo en crear acuerdos. La creación es solo el principio. Los acuerdos que perduran requieren cuatro prácticas continuas.

1. Inspección y adaptación regular

Los acuerdos de trabajo son hipótesis sobre qué reducirá la fricción. Antes de salir de la sala, elige una fecha dentro de 30 días y envía la invitación de calendario inmediatamente.

En la revisión de los 30 días, haz una retrospectiva simple:

• Mantener: ¿Qué acuerdos hemos seguido y encontrado valiosos?
• Modificar: ¿Qué acuerdos nos costó seguir – podemos ajustarlos para que sean más realistas?
• Eliminar: ¿Qué acuerdos ignoramos completamente? Elimínalos.
• Añadir: ¿Qué nueva fricción ha aparecido?

2. El protocolo de cumplimiento

Esta es la conversación que la mayoría de los facilitadores se saltan. Pregunta al equipo directamente: "Cuando alguien viola un acuerdo, ¿qué pasa?"

Ejemplo de protocolo:

"Cualquiera puede señalar una infracción diciendo 'revisión de acuerdo de trabajo' y nombrando el acuerdo específico. La persona explica su razonamiento. Si no puede seguir el acuerdo dadas las limitaciones actuales, lo modificamos en nuestra próxima revisión."

Esto da a la gente una frase neutral ("revisión de acuerdo de trabajo") que se refiere al sistema, no a la persona.

Consejo para facilitadores: Prueba el mecanismo antes de salir de la sala. Pregunta al equipo: "Imaginad que estamos dos semanas después, acabo de violar este acuerdo, y no dijisteis nada. ¿Por qué no?" Esta pregunta saca a la luz los miedos ocultos (por ejemplo, "No quería interrumpir") que matarán vuestro mecanismo si no se abordan.

3. El apretón de manos del nuevo empleado

Los acuerdos a menudo mueren cuando una persona nueva se une, los viola (porque no los conoce), y nadie la corrige.

La solución: Cuando un nuevo miembro se une, repasa los acuerdos con él antes de su primer sprint.

El guión: Pregúntale: "¿Alguno de estos te parece imposible viniendo de tu entorno anterior?" Esto ratifica explícitamente los acuerdos para la nueva persona y le advierte sobre la cultura.

4. Visibilidad radical

Si los acuerdos están escondidos en una carpeta de Drive, no existen. La memoria es un mecanismo terrible; las señales visuales son mejores.

• Digital: Fíjalos en tu canal principal de Slack/Teams con un título como "Cómo trabajamos".
• Físico: Imprímelos en grande en la pared.

El mecanismo: Cuando ocurre una infracción, quieres poder señalar a la pared, no a la persona. Señalar un documento es neutral; señalar a una persona es acusatorio.