Les équipes Scrum ont-elles trop de réunions ?
Avec tous ces Daily Scrums, Sprint Planning Meetings, Sprint Reviews, Rétrospectives et peut-être même des Product Backlog Refinement Meetings, on peut comprendre la raison de cette inquiétude.
Mais est-ce vraiment le cas ?
Une expérience de réunion
J'ai une expérience que vous devriez essayer – surtout si vous pensez qu'il y a trop de réunions dans Scrum.
Choisissez un nombre entre 5 et 10.
Maintenant, rappelez-vous l'époque où votre équipe a commencé à travailler en mode agile, ou à devenir bonne dans ce domaine.
Ouvrez votre calendrier professionnel de ce mois précis dans Outlook, Google, Apple Calendar ou ailleurs. Vous vous souvenez du nombre que vous avez choisi tout à l'heure ? Prenez maintenant ce nombre et reculez d'autant de mois à partir du mois que vous venez de définir.
Supposons que votre équipe ait vraiment commencé à travailler en mode agile en octobre et que vous ayez choisi le nombre 5. Dans ce cas, reculez de cinq mois à partir d'octobre, consultez donc le mois de mai dans votre calendrier et comparez le nombre de réunions que votre équipe avait ce mois-là avant l'agilité avec le nombre de réunions actuel.
Résultat : Avec les équipes avec lesquelles j'ai mené cette expérience, il s'est avéré qu'il y avait beaucoup plus de réunions avant de travailler en mode agile – c'étaient simplement d'autres réunions.
Et comment se passent les réunions chez vous ?
Avant Scrum, vous aviez certainement des réunions occasionnelles avec les parties prenantes. Ensuite, vous aviez un point hebdomadaire avec votre chef. Peut-être faisiez-vous partie de différents groupes de travail ou de projet. Il y avait aussi des Reviews – que ce soit pour le design, les questions techniques, les bases de données, etc. Il y avait peut-être aussi une réunion de statut hebdomadaire, des inspections de code ou des revues. Il y avait des discussions ponctuelles sur des questions de design au tableau blanc. En plus de cela, quelques conférences téléphoniques. Et il y avait certainement aussi des réunions qui n'ont tout simplement jamais trouvé leur place dans votre calendrier et que vous ne pouvez donc plus retrouver aujourd'hui.
Il est tout à fait possible qu'avant l'Agile, vous ayez eu plus de réunions qu'aujourd'hui avec l'Agile.
Cela ne s'applique évidemment pas à tout le monde. Mais environ la moitié des personnes avec lesquelles j'ai fait cette expérience avaient plus de réunions avant Scrum. Ceux qui avaient très probablement plus de réunions avant l'Agile sont les membres d'équipe qui doivent coordonner leur travail avec d'autres.
Pourquoi nous avons l'impression qu'il y a trop de réunions en Agile
Alors pourquoi ce sentiment qu'il y a trop de réunions en Agile est-il si répandu ?
Parce que les réunions ont des noms. Quand quelque chose a un nom, cela devient facilement une cible de critique. Les gens se plaignent alors de « ces fichus Sprint Planning » et de « cet agaçant Daily Scrum ». (Ils utilisent parfois des mots plus forts.)
Beaucoup des réunions dans votre calendrier avant Scrum n'avaient pas de nom et ne se tenaient pas régulièrement. On les appelait plutôt « Discuter du design avec Mary », « Revue de code avec Ashish » ou « Janet – cas de test ».
Vous aviez certainement beaucoup de réunions de design, mais pas toutes avec Mary, et elles ne s'appelaient définitivement pas officiellement « Discuter du design avec Mary ».
Quand une réunion a lieu régulièrement et porte un nom, il est beaucoup plus facile de la critiquer.
Conclusion sur le nombre de réunions Scrum
Quand c'est bien fait, Scrum aide au lieu de peser !
Les réunions dans Scrum ont clairement le potentiel de devenir une charge. Beaucoup d'équipes passent effectivement trop de temps en réunions. Pour chaque équipe à qui je dis qu'elle devrait consacrer plus de temps aux réunions, il y en a 20 ou 30 à qui je dis qu'elles devraient en passer moins. (C'est particulièrement vrai pour le Sprint Planning et le Product Backlog Refinement.)
Mais quand c'est bien fait, Scrum devrait aider et non freiner le développement rapide de produits.
Chaque réunion devrait te donner le sentiment :
au bon moment
avec la bonne durée
avec les bonnes personnes
et avec le bon niveau de détail.
C'est exactement ce que le framework Scrum est censé permettre. Si une équipe n'a pas ce ressenti, le Scrum Master devrait examiner de très près comment les réunions sont menées.
Selon toute vraisemblance, les réunions devraient continuer à être organisées plutôt que d'être supprimées, mais elles devraient aussi être rendues plus efficaces.
Il y aura toujours quelqu'un pour critiquer chaque réunion. Même une réunion tous les dix ans est déjà trop pour certaines personnes. Cependant, si c'est bien fait, de nombreuses équipes Scrum constateront qu'elles passent moins de temps en réunions qu'avant l'adoption de Scrum.
Participe à notre formation Scrum Master, découvre d'autres bonnes pratiques et profite de l'expérience de nos formateurs Scrum certifiés et professionnels Scrum triés sur le volet !
