Os times Scrum têm reuniões demais?

Com todas as Daily Scrums, Sprint Planning Meetings, Sprint Reviews, Retrospectivas e talvez até Product Backlog Refinement Meetings, é possível entender o motivo dessa preocupação.

Mas isso é realmente verdade?

Uma experiência de reunião

Tenho um experimento que você deveria experimentar – especialmente se acredita que no Scrum há reuniões demais.

Escolha um número entre 5 e 10.

Agora lembre-se do momento em que sua equipe começou a trabalhar de forma ágil, ou quando ficou boa nisso.

Abra seu calendário de trabalho exatamente desse mês no Outlook, Google, Apple Calendar ou onde quer que seja. Lembra do número que escolheu antes? Agora pegue esse número e conte essa quantidade de meses para trás a partir do mês que você acabou de definir.

Vamos supor que sua equipe começou a trabalhar de forma ágil em outubro e você escolheu o número 5. Nesse caso, volte cinco meses a partir de outubro, olhe para o mês de maio no calendário e compare a quantidade de reuniões que sua equipe tinha nesse mês antes do Agile com a quantidade de reuniões atual.

Resultado: Nas equipes com as quais realizei esse experimento, descobriu-se que antes de trabalhar com Agile havia muito mais reuniões – eram apenas reuniões diferentes.

E como são as reuniões na sua empresa?

Antes do Scrum, você certamente tinha reuniões ocasionais com Stakeholders. Depois tinha uma atualização semanal com seu chefe. Talvez fizesse parte de diferentes grupos de trabalho ou projeto. Havia também Reviews – seja sobre design, questões técnicas, bancos de dados ou similares. Em alguns casos, havia também reuniões semanais de status, inspeções de código ou reviews. Discussões esporádicas sobre questões de design no quadro branco. Além disso, algumas conferências telefônicas. E certamente também havia reuniões que simplesmente nunca chegaram à sua agenda e que, por isso, você não consegue encontrar agora.

É bem possível que você tivesse mais reuniões antes do Agile do que tem agora com Agile.

Isso não vale para todo mundo, claro. Mas cerca de metade das pessoas com quem fiz esse experimento tinham mais reuniões antes do Scrum. Aqueles que muito provavelmente tinham mais reuniões antes do Agile são membros de equipe que precisam coordenar seu trabalho com outras pessoas.

Por que temos a sensação de que há reuniões demais no Agile

Então por que a sensação de que há reuniões demais no Agile é tão comum?

Porque as reuniões têm nomes. Quando algo tem um nome, torna-se facilmente alvo de críticas. Aí as pessoas reclamam dessas "malditas reuniões de Sprint Planning" e "esse Daily Scrum irritante". (Às vezes usam palavras mais fortes.)

Muitas das reuniões na sua agenda antes do Scrum não tinham nomes e não aconteciam regularmente. Eram chamadas de "Discutir design com a Mary", "Code Review com o Ashish" ou "Janet – casos de teste".

Certamente você teve muitas reuniões de design, mas nem todas eram com a Mary e definitivamente não se chamavam oficialmente "Discutir design com a Mary".

Quando uma reunião acontece regularmente e tem um nome, é muito mais fácil criticá-la.

Conclusão sobre o número de reuniões do Scrum

Quando bem feito, o Scrum ajuda em vez de sobrecarregar!

As reuniões no Scrum definitivamente têm potencial para se tornarem uma sobrecarga. Muitas equipes realmente passam tempo demais em reuniões. Para cada equipe à qual digo que precisa dedicar mais tempo a reuniões, há 20 ou 30 às quais digo que deveriam passar menos tempo em reuniões. (Isso se aplica especialmente ao Sprint Planning e ao Product Backlog Refinement.)

Porém, quando feito corretamente, o Scrum deveria ajudar e não ser um obstáculo para desenvolver produtos rapidamente.

Cada reunião deveria dar a sensação de:

• no momento certo

• com a duração adequada

• com as pessoas certas

• e com o nível adequado de detalhes.

É exatamente isso que o framework Scrum deve possibilitar. Se uma equipe não tem essa sensação, o Scrum Master deve analisar cuidadosamente como as reuniões estão sendo conduzidas.

Muito provavelmente, as reuniões devem continuar acontecendo em vez de serem eliminadas, porém também devem ser tornadas mais eficientes.

Sempre haverá alguém que terá algo a reclamar de qualquer reunião. Mesmo uma reunião a cada dez anos já é demais para algumas pessoas. No entanto, quando feito corretamente, muitas equipes Scrum perceberão que passam menos tempo em reuniões do que nos tempos antes do Scrum.

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