Trabalho planejado e não planejado no Scrum
A maioria das equipes que começam a trabalhar com Scrum entendem seu backlog e os chamados "trabalhos planejados". São os trabalhos que todos reuniram juntos e que compreendem completamente. E depois existe todo o resto... São essas coisas que as novas equipes Scrum precisam observar no seu primeiro Sprint. Tudo o que realizam independentemente dos trabalhos planejados para aquele Sprint é listado na coluna "trabalhos não planejados" com as horas necessárias.
Após o primeiro Sprint, as equipes frequentemente ficam totalmente surpresas com quanto se acumula. Na maioria das vezes, são diversas tarefas que já se executam há uma eternidade todos os dias ou todas as semanas – frequentemente as chamamos de tarefas "Business-as-Usual" (BAU), mas em outras empresas podem ter outros nomes. Além disso, existem reuniões ad-hoc e outras coisas que fazemos sem pensar muito. Podem ser tarefas BAU ou simplesmente perturbações ou interrupções.
Além disso, existem as emergências que precisam ser resolvidas imediatamente. Frequentemente isso se enquadra em "Suporte" – mas poderia ter qualquer outro nome.
Algumas dessas coisas já conhecemos no Sprint Planning . Então as adicionamos ao nosso Sprint Backlog como parte dos compromissos. Se aparecem repetidamente, talvez valha a pena pensar em criar uma coluna própria para elas e reservar certas capacidades para essas coisas.
O que fazer com trabalhos não planejados no Scrum?
Agende uma reunião para analisar mais detalhadamente as tarefas recorrentes e descobrir como melhorar o trabalho com elas. O objetivo é automatizá-las ou pelo menos reduzi-las ao máximo possível.
Os itens que não podem ser considerados no Sprint Planning são aqueles que surgem apenas durante o Sprint e não podem ser previstos. Chamamos eles de "unplanned" ou "não planejados". Toda equipe tem alguns desses trabalhos não planejados e precisa descobrir como lidar com eles. Também aqui você deve refletir regularmente sobre o que pode fazer para reduzir esses trabalhos não planejados ao máximo. Quanto mais trabalho não planejado uma equipe tem, menos trabalho adicional ela consegue assumir. Idealmente, a maior parte do trabalho de um Scrum Team deveria ser trabalho planejado. Cada equipe precisa avaliar suas capacidades e descobrir a melhor forma de trabalhar com isso.
Estes são alguns dos métodos que já vi em equipes:
Limites e regras
Todo trabalho não planejado é anotado no board e priorizado. No entanto, a coluna de Work-in-Progress tem um limite de quantos trabalhos podem ser iniciados simultaneamente, por exemplo, dois. Assim, só é permitido trabalhar em duas coisas diferentes ao mesmo tempo. O resto da equipe pode se concentrar nos trabalhos planejados para o Sprint. Também é possível definir regras sobre quais itens não planejados podem ser escritos no board e quando, etc.
Uma pessoa por dia/semana/Sprint
Também é possível criar um plano que define quem está escalado para trabalhar em coisas não planejadas e quando. Assim, o resto da equipe também pode se concentrar nos trabalhos planejados. Se a pessoa escalada não entender algo ou tiver um problema, pode pedir ajuda aos outros membros da equipe. Essa rotação pode ser diária, semanal ou a cada Sprint.
Uma janela de tempo específica
Também é possível definir uma janela de tempo para trabalhos não planejados. Pode ser, por exemplo, entre 09:00 e 11:00, e o resto do dia de trabalho fica reservado para os itens do Sprint.
Dias fixos
Também é possível definir dias específicos da semana para trabalhar em coisas não planejadas – por exemplo, terça e quinta-feira. Todos os outros dias de trabalho são destinados apenas aos trabalhos planejados.
Scrum Teams podem se revezar
Quando vários Scrum Teams trabalham no mesmo Backlog, as equipes podem se revezar entre si no trabalho com itens não planejados. Assim, o Time A trabalha neste Sprint apenas em itens não planejados e o Time B trabalha nos itens do Backlog.
Você certamente percebeu que em todos os exemplos as equipes recebem um período de tempo concreto para trabalhar nos itens do Backlog. Não existe um padrão fixo para isso e certamente há mais possibilidades além das mencionadas acima. Se você também tiver esse problema, experimente algumas dessas sugestões e descubra o que funciona melhor para você.
Este texto é do Blog da Growing Agile e foi disponibilizado para nós.
