Il ministero agile: un'intervista con Sebnem Andresen

Oggi è il momento della prossima intervista nella nostra sezione conoscenze. Per essere più precisi, questo sarà l'inizio di una serie alumni di ex partecipanti alle formazioni che ti racconteranno com'è il loro lavoro quotidiano, perché hanno prenotato una formazione o hanno usufruito dei servizi di consulenza a suo tempo, e come applicano le loro conoscenze agili nella pratica da allora.

Dato che la nostra prima intervista ha già generato così tanto feedback positivo, siamo curiosi di sapere come vi piaceranno le nostre interviste alumni "Best Practice".

Senza ulteriori indugi e prima di svelare troppo, vorrei iniziare direttamente con l'intervista. La nostra ospite oggi è Sebnem Andresen.

Scrum Academy

Sebnem, grazie mille per aver trovato il tempo di concederci un'intervista. Prima di tenere i lettori con il fiato sospeso, presentati e dicci chi sei e cosa fai.

Sebnem Andresen

Volentieri. Sono Sebnem Andresen, 45 anni, sposata, madre di una figlia e lavoro nel settore IT da 16 anni, alternativamente come project e product manager. Negli ultimi 6 mesi sono stata impiegata come fellow presso il Ministero Federale dei Trasporti e delle Infrastrutture Digitali attraverso il programma Work4Germany e ho acquisito molte impressioni su come funziona il governo e come sono strutturate le strutture lavorative lì. Ho anche conosciuto molti progetti interessanti del ministero e molte persone di diversi dipartimenti.
Work4Germany è un programma sotto il patrocinio di Helge Braun (Cancelleria Federale) e da qualche mese è un'agenzia federale. L'obiettivo di Work4Germany è portare persone del settore privato con forti competenze metodologiche nei ministeri federali per introdurre il lavoro agile. È stato un periodo molto entusiasmante con molte impressioni e sono grata di aver potuto partecipare.

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Sembra davvero entusiasmante e sono contento che il programma abbia avuto un inizio così promettente. Come e quando hai trovato la strada verso le nostre formazioni?

Sebnem Andresen

Ho maturato molta esperienza nell'ambiente agile negli ultimi anni, cioè daily, review e retro nel project management. Volevo approfondire le mie conoscenze e imparare la filosofia di Scrum da zero e ottenere un certificato. Ho trovato la strada verso di voi attraverso TAM Academy e poi ho parlato con Sohrab al telefono. Sono stata subito entusiasta. Ho seguito le formazioni Scrum Master e Agile Leadership con voi. Entrambe si sono svolte online e, oltre ad essere molto divertenti, hanno ampliato enormemente i miei orizzonti e le mie conoscenze.

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Cosa era particolarmente importante per te nella scelta del fornitore di formazione e/o della formazione?

Sebnem Andresen

Per me era molto importante che alla formazione partecipassero anche persone di altri settori che non provengono dall'IT. La diversità era garantita nella formazione ed è stato molto divertente. Era anche molto importante per me che la formazione includesse buoni esercizi che potessero essere messi in pratica immediatamente. Dopo la formazione di 3 giorni, noi (tutti i partecipanti tra di noi) ci siamo messi in rete e so che se avessi una domanda – in qualsiasi direzione – posso contare sul loro supporto. È stato un grande lavoro di squadra!

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Qual è l'insight più importante o il più grande effetto ah-ha che hai avuto nella formazione?

Sebnem Andresen

Ho approfondito le mie conoscenze sullo Scrum Master e ho acquisito molta sicurezza. Ovviamente, sai già molto se hai lavorato secondo Scrum o un altro metodo agile. Ma quello che ho trovato fantastico sono stati gli esempi appropriati da altri settori e le esperienze dai progetti e dalle consulenze di Sohrab che ha incluso. Le best e worst practice quando si tratta di implementare Scrum nelle organizzazioni sono state anche estremamente utili. Sohrab continuava a mettere le cose più importanti in primo piano, dicendo cosa è necessario per poter lavorare in modo agile e anche come il mindset deve cambiare per utilizzare il modo di lavorare con successo.

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Hai trascorso sei mesi a Work4Germany, il progetto del governo tedesco come fellow al BMVI. Prima eri in una grande azienda di telecomunicazioni o in una filiale. Entrambe probabilmente non sono le più "agili" tra le agili. Ma dove vedi le differenze tra una grande azienda del settore privato e un'autorità federale?

Sebnem Andresen

Prima del BMVI, ero a Motionlogic, una filiale di Deutsche Telekom, dove lavoravo in modo agile con i colleghi nel dipartimento Big Data. Lì creavamo analisi approfondite dei flussi di traffico e movimento basate su dati di segnalazione anonimi dalla rete mobile – e li trasformavamo in prodotti.
Usavamo il metodo Kanban e strumenti moderni, come Confluence, Jira e Slack. C'erano anche daily e review.

L'agile era utilizzato anche dal mio precedente datore di lavoro Sensorberg, che opera nel settore IoT. Oltre agli strumenti moderni per il project management già menzionati sopra, c'era, per esempio, una board delle idee e le idee migliori venivano provate. In generale, c'era un'atmosfera molto aperta a Sensorberg, l'azienda era guidata da "agilisti", il lavoro di squadra e lo spirito di gruppo erano molto importanti, ogni dipendente poteva provare molto e assumersi responsabilità, c'era molta libertà. Non dovevamo mai essere presenti, potevamo lavorare da qualsiasi luogo – e abbiamo realizzato grandi cose, e in pochissimo tempo abbiamo sviluppato una tecnologia e un hardware che aprivano le porte via Bluetooth con l'aiuto di un'app, molto efficace per gli operatori di spazi di coworking, per esempio, perché non dovevano più distribuire chiavi.

Per questo motivo, i miei due precedenti datori di lavoro non sono paragonabili all'agenzia federale. Nell'agenzia federale, il lavoro è gerarchico. Tuttavia, c'erano già approcci agili in alcune unità e grande interesse ovunque. Ma l'obiettivo del progetto Work4Germany era proprio garantire uno scambio e provare e introdurre metodi agili nelle varie unità. Ha funzionato bene.

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Cosa ti ha sorpreso di più dell'agenzia in modo positivo?

Sebnem Andresen

Le persone che lavorano lì e l'apertura verso nuovi metodi di lavoro. Oltre a uno strumento per il lavoro collaborativo, ho introdotto il metodo Kanban in combinazione con i daily in diverse unità, compreso uno strumento Kanban. I colleghi hanno iniziato a lavorarci immediatamente dopo una breve formazione. Un collega, che è a 2 anni dalla pensione, è stato molto aperto ed entusiasta! Tali esperienze mi hanno motivato molto.

Scrum Academy

Quali elementi delle formazioni ti hanno aiutato di più nel tuo lavoro all'agenzia? C'è qualcosa che hai affrontato diversamente dopo la formazione rispetto a prima?

Sebnem Andresen

Per esempio, i colleghi hanno fatto brainstorming sugli accordi di lavoro in un workshop. Penso che abbia davvero aiutato il team a capirsi meglio. Ho anche introdotto elementi Scrum come daily e retrospettive. Penso che tali metodi possano portare solo vantaggi quando si tratta di organizzare il lavoro.

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Quanto agile pensi che un'agenzia governativa potrebbe essere se lo volesse? E quanto tempo pensi ci vorrebbe?

Sebnem Andresen

Penso che il lavoro agile si adatti molto bene al mondo governativo. Ovunque persone diverse lavorino su questioni complesse, compiti ad hoc debbano essere eseguiti e ci sia la necessità di reagire rapidamente, il lavoro agile può essere utilizzato con successo.

Cosa succederebbe se, nella nuova legislatura, ci fosse un ministero a sé stante che riconoscesse la necessità di riformare l'amministrazione e desse priorità alla "agilizzazione" della stessa? Un ministero in cui il lavoro agile potrebbe essere sperimentato, in cui si svilupperebbero soluzioni innovative per l'amministrazione?
Un ministero che pensa e agisce "digital first" in tutti gli aspetti e ha un'attrezzatura infrastrutturale che farebbe drizzare le orecchie anche a Google?

In effetti, penso che le agenzie governative dovrebbero assolutamente lavorare in modo agile. La mia collega Fellow Mirine Choi e io abbiamo portato avanti pensieri esistenti e le nostre esperienze e scritto un concept paper per il ministero del futuro, per un "Nuovo Ministero", in cui abbiamo impostato la struttura e l'organizzazione in modo completamente agile.
Per chi è interessato: "Il nuovo Ministero" (pagina in tedesco)

Quanto tempo ci vorrebbe? Potrebbe essere implementato come progetto pilota già nella prossima legislatura.

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Sembra molto entusiasmante. Spero che sarà accolto molto bene! Quali sono i più grandi "ostacoli" per le autorità pubbliche rispetto a grandi aziende di dimensioni simili?

Sebnem Andresen

Il lavoro in un'autorità è strutturato gerarchicamente. Il più grande ostacolo con una tale struttura è che il lavoro agile in team auto-organizzati è ostacolato o addirittura non reso possibile. Bisogna iniziare in piccolo e introdurre il lavoro agile passo dopo passo. I vantaggi devono essere dimostrati. Le persone devono essere convinte. Ci vuole tempo. A meno che non venga creato un "Ministero Agile" completamente, come descritto nel concept sopra.

Per la maggior parte, anche le grandi aziende tendono a lavorare secondo lo stile di gestione top-down. Ma lì dipende dalla leadership: se la leadership riconosce i vantaggi del lavoro agile, è possibile implementare il lavoro agile in breve tempo.

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Ora che il tuo periodo da Fellow è terminato, torni a lavorare nel settore privato. Puoi già dirci in quale direzione andrai e quali saranno i tuoi compiti?

Sebnem Andresen

Sono molto lieta di entrare a far parte del Gruppo Elia. Con i suoi due operatori di rete di trasmissione, 50Hertz in Germania ed Elia in Belgio, il Gruppo è tra i top 5 in Europa. 50Hertz è anche leader nell'integrazione sicura delle energie rinnovabili.

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Sicuramente un tema che diventerà ancora più importante in futuro. Pensi che userai cose diverse dalla formazione nel business rispetto all'agenzia federale? Quali sono le maggiori differenze tra il lavoro all'interno di un'agenzia governativa e un'impresa commerciale?

Sebnem Andresen

Penso che i metodi e gli strumenti agili dalla mia precedente esperienza lavorativa e dalla formazione siano ben applicabili sia in un'agenzia governativa che in un'impresa commerciale.

Scrum Academy

Quanto agile può essere comunque un'agenzia governativa? Pensi che ci siano limitazioni? E se sì, perché?

Sebnem Andresen

La teoria della burocrazia di Max Weber funge da modello di teoria organizzativa per la pubblica amministrazione. Secondo questa, un'autorità pubblica è strutturata gerarchicamente. La limitazione è dovuta al fatto che nei team agili il lavoro e le decisioni sono auto-organizzati – questo non è possibile in una struttura gerarchica.

Tuttavia, la mia esperienza è che non deve per forza rimanere così e che è molto possibile lavorare in modo agile in un ministero già ora: con daily, retro e metodi di PM agili come Kanban e strumenti che possono essere utilizzati per lavorare in modo collaborativo. Ci sono limitazioni perché, per esempio, le agenzie governative non vogliono o non possono solitamente lavorare con strumenti che sono sul cloud. Lo capisco. Tuttavia, c'è anche la possibilità di installare, per esempio, una board Kanban o uno strumento localmente sui server. Ci sono anche restrizioni dovute alla gerarchia. Pertanto, abbiamo bisogno di politici e autorità che vogliano ripensare o reimmaginare. Penso che il programma Work4Germany sia un approccio molto buono per incoraggiare il ripensamento.

Ciò che è molto importante per le autorità pubbliche per poter lavorare in modo più agile in futuro è che i manager si aprano e sviluppino un mindset agile. I dirigenti sono la leva più grande per creare una cultura collettiva del cambiamento. Anche in questo caso, i ministeri non sono diversi da altre organizzazioni. I leader servono da modelli per gli altri dipendenti e influenzano quali comportamenti sono incoraggiati o sanzionati in un'organizzazione. I leader dovrebbero essere sviluppati in "nuovi leader" più agili attraverso coaching e formazione.

Il ruolo del Nuovo Leader è sviluppare e supportare il team per ottenere il meglio da ogni individuo (output). Garantendo che (in linea con i valori agili) coraggio, apertura, rispetto, focus e impegno vengano vissuti all'interno del team. Per fare ciò, deve creare un ambiente in cui progresso, creatività e miglioramento diventino possibili in primo luogo. Il focus come Nuovo Leader è sempre sulle esigenze del team.

Scrum Academy

Pensi che la pandemia di Corona abbia cambiato qualcosa nel business in termini di lavoro agile e digitalizzazione?

Sebnem Andresen

Penso che la pandemia di Corona abbia cambiato parecchio nel mondo del lavoro in generale in termini di digitalizzazione, o debba cambiare. Poiché le persone solitamente lavorano in remoto, è particolarmente importante avere metodi agili come i daily standup per lo scambio mattutino o una board kanban per visualizzare lo stato dei vari compiti in modo che tutti nel team siano informati e sulla stessa pagina. Questo elimina molte telefonate e riunioni di coordinamento.

Scrum Academy

Esatto. Quello che mi piace qui è che forza argomenti come "portare o prendere" e ognuno può tenersi aggiornato sotto la propria responsabilità.
Stiamo vedendo sempre più richieste dove il tema dell'agilità è stato trattato poco o per niente, ma le aziende ora si rendono conto che devono fare qualcosa e quindi si informano sulle formazioni. Cosa diresti a queste persone? Come le aiuta una formazione con noi o i loro dipendenti?

Sebnem Andresen

Direi: "È ora di abbattere le strutture rigide! Fai la formazione, ti allargherà gli orizzonti."

Scrum Academy

Cos'è un "mindset agile"?

Sebnem Andresen

Per me, un mindset agile è un modo di pensare e un atteggiamento che promuove lo spirito di squadra, dove il focus è sui benefici per il cliente, dove la perfezione non è richiesta, ma il team cresce con i compiti e c'è una cultura dell'errore che è intesa come un'opportunità di apprendimento per sviluppare ulteriormente sé stessi, il team e il prodotto.

Inoltre, per me, parte del mindset agile è che imparare è divertente tanto quanto saper fare; con questo intendo la disponibilità a imparare costantemente cose nuove e ampliare i propri orizzonti. Le persone con mindset agile hanno una visione e una missione sostanziali. Per esempio, imparare insieme al cliente/stakeholder fa parte dell'approccio.

Scrum Academy

L'hai detto benissimo. Sebnem, ti auguriamo tutto il meglio per l'inizio di un nuovo capitolo lavorativo e grazie per la piacevole conversazione.

Sebnem Andresen

Grazie mille per l'invito. È stato un grande piacere!