Le ministère agile : Une interview avec Sebnem Andresen

Aujourd'hui, c'est le moment de la prochaine interview dans notre section connaissances. Plus précisément, ce sera le lancement d'une série d'anciens participants à nos formations qui vous racontent à quoi ressemble leur quotidien professionnel, pourquoi ils ont réservé une formation à l'époque ou fait appel à nos services de conseil, et comment ils appliquent depuis leurs connaissances agiles dans la pratique.

Après que notre première interview ait déjà généré autant de retours positifs, nous sommes curieux de savoir ce que vous penserez de nos alumni « Best Practice ». 

Sans plus tarder et avant d'en dévoiler trop, je voudrais passer directement à l'interview. Notre invitée d'aujourd'hui est Sebnem Andresen.

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Chère Sebnem, merci beaucoup de prendre le temps de nous accorder cette interview. Avant de faire languir davantage les lecteurs, présente-toi et dis-nous qui tu es et ce que tu fais.

Sebnem Andresen

Avec plaisir. Je suis Sebnem Andresen, 45 ans, mariée, mère d'une fille et je travaille depuis 16 ans dans le secteur IT, alternant entre les fonctions de chef de projet et de Product Manager. Ces 6 derniers mois, j'ai été Fellow au Ministère fédéral des Transports et de l'Infrastructure numérique dans le cadre du programme Work4Germany, et j'ai pu observer de près comment l'État fonctionne et comment les structures de travail y sont organisées. J'ai également eu l'occasion de découvrir de nombreux projets passionnants du ministère et de rencontrer beaucoup de personnes de différents services.
Work4Germany est un programme placé sous le patronage de Helge Braun (Chancellerie fédérale) et est devenu une agence fédérale depuis quelques mois. L'objectif de Work4Germany est d'amener des personnes du secteur privé, dotées de solides compétences méthodologiques, dans les ministères fédéraux afin d'y introduire le travail agile. Ce fut une période très enrichissante avec de nombreuses découvertes et je suis reconnaissante d'avoir pu y participer.

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Ça a l'air vraiment passionnant et je suis ravi que le programme ait démarré de manière si prometteuse. Comment et quand as-tu découvert nos formations ?

Sebnem Andresen

Ces dernières années, j'ai acquis beaucoup d'expérience dans l'environnement agile, c'est-à-dire avec les Dailies, les Reviews et les Rétros en gestion de projet. Je voulais approfondir mes connaissances, apprendre la philosophie de Scrum depuis les bases et obtenir une certification. J'ai découvert votre académie via la TAM Academy, puis j'ai eu un appel téléphonique avec Sohrab . J'ai tout de suite été enthousiasmée. J'ai suivi chez vous les formations Scrum Master et Agile Leadership . Les deux formations se sont déroulées en ligne et, en plus d'être très agréables, elles ont considérablement élargi mes horizons et mes connaissances.

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Qu'est-ce qui était particulièrement important pour toi dans le choix du prestataire de formation et/ou de la formation ? 

Sebnem Andresen

Il était très important pour moi que des personnes d'autres secteurs, qui ne viennent pas de l'IT, participent également à la formation. Cette diversité était présente dans les formations et c'était vraiment enrichissant. Il était aussi très important pour moi que la formation comprenne de bons exercices qui peuvent être mis en pratique immédiatement. Après la formation de 3 jours, nous (tous les participants) avons créé un réseau entre nous et je sais que si j'avais une question – dans n'importe quel domaine – je pourrais compter sur leur soutien. C'était un excellent travail d'équipe !

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Quelle est la leçon la plus importante ou le plus grand déclic que tu as eu pendant la formation ?

Sebnem Andresen

J'ai approfondi mes connaissances grâce à la formation Scrum Master et j'ai gagné beaucoup en assurance. Bien sûr, on sait déjà certaines choses quand on a travaillé avec Scrum ou une autre méthode agile. Mais ce que j'ai trouvé formidable, ce sont les exemples pertinents d'autres secteurs et les expériences tirées des projets et des missions de conseil de Sohrab, qu'il a su intégrer. Les bonnes et mauvaises pratiques concernant l'introduction de Scrum en entreprise étaient aussi extrêmement utiles. Sohrab mettait constamment l'essentiel en avant et expliquait ce qui est nécessaire pour pouvoir travailler de manière agile, ainsi que comment l'état d'esprit doit évoluer pour que cette méthode de travail puisse être utilisée avec succès.

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Tu as passé six mois chez Work4Germany, le projet du gouvernement fédéral, en tant que Fellow au BMVI. Avant cela, tu travaillais dans une grande entreprise de télécommunications ou une de ses filiales. Les deux ne sont probablement pas les environnements les plus « agiles » parmi les agiles. Où vois-tu néanmoins des différences entre un grand groupe du secteur privé et une administration fédérale ? 

Sebnem Andresen

Avant le BMVI, j'étais chez Motionlogic, une filiale de Deutsche Telekom, où je travaillais de manière agile avec mes collègues dans le domaine du Big Data. Nous y réalisions des analyses approfondies des flux de trafic et de mobilité, basées sur des données de signalisation anonymisées du réseau mobile – et nous les transformions en produits.
Nous utilisions la méthode Kanban et des outils modernes comme Confluence, Jira et Slack. Il y avait aussi des Dailies et des Reviews.

Chez mon employeur précédent, Sensorberg, qui opère dans le secteur IoT, on travaillait également de manière agile. En plus des outils modernes de gestion de projet déjà mentionnés, il y avait par exemple un tableau d'idées où les meilleures idées étaient testées. De manière générale, chez Sensorberg régnait une atmosphère très ouverte, l'entreprise était dirigée par des « agilistes », le travail d'équipe et l'esprit d'équipe étaient très importants, chaque collaborateur pouvait expérimenter beaucoup et prendre des responsabilités, il y avait beaucoup de libertés. Nous n'avions jamais besoin d'être présents physiquement, nous pouvions travailler de n'importe où – et nous avons accompli des choses remarquables et développé en un temps record une technologie et un matériel qui ouvraient des portes via Bluetooth à l'aide d'une application, ce qui était très efficace pour les exploitants d'espaces de coworking par exemple, puisqu'il n'y avait plus besoin de distribuer des clés. 

C'est pourquoi mes deux employeurs précédents ne sont pas comparables avec l'administration. Dans l'administration fédérale, on travaille de manière hiérarchique. Il y avait cependant déjà des approches agiles dans certains services et un grand intérêt partout. Mais l'objectif du projet Work4Germany était justement d'assurer un échange et d'expérimenter et d'introduire des méthodes agiles dans les différents services. Et ça a bien fonctionné.

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Qu'est-ce qui t'a le plus agréablement surprise dans l'administration ?

Sebnem Andresen

Les personnes qui y travaillent et leur ouverture aux nouvelles méthodes de travail. En plus d'un outil de travail collaboratif, j'ai notamment introduit la méthode Kanban combinée aux Dailies dans plusieurs services, y compris un outil Kanban. Les collègues ont commencé à travailler avec immédiatement après une courte formation. Un collègue à deux ans de la retraite était très ouvert et enthousiaste ! De telles expériences m'ont beaucoup motivée.

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Quels éléments des formations t'ont le plus aidée dans ton travail au sein de l'administration ? Y a-t-il quelque chose que tu as abordé complètement différemment après la formation par rapport à avant ? 

Sebnem Andresen

Les collègues ont par exemple fait un brainstorming sur les Working Agreements lors d'un atelier. Je pense que cela a beaucoup aidé l'équipe à mieux se comprendre mutuellement. J'ai aussi introduit des éléments Scrum comme les Dailies et les Rétrospectives . Je pense que de telles méthodes n'apportent que des avantages dans l'organisation du travail.

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Selon toi, à quel point une administration peut-elle être agile si elle le veut ? Et combien de temps cela prendrait-il ?

Sebnem Andresen

Je pense que le travail agile convient très bien au monde administratif. Partout où des personnes différentes travaillent sur des sujets complexes, où des tâches ad hoc se présentent et où il faut réagir rapidement, le travail agile peut être utilisé avec succès. 

Et si, lors de la nouvelle législature, il existait un ministère dédié qui reconnaissait la nécessité de réformer l'administration et mettait l'« agilisation » de celle-ci au premier plan ? Un ministère où le travail agile serait une expérience vécue, où des solutions innovantes pour l'administration seraient développées ? 
Un ministère qui pense et agit « digital first » dans tous les aspects et dispose d'une infrastructure qui ferait même dresser l'oreille à Google ?

Je pense même que les administrations devraient absolument travailler de manière agile. Ma collègue Fellow Mirine Choi et moi avons développé des réflexions existantes ainsi que nos propres expériences et avons rédigé un document conceptuel pour le ministère de l'avenir, pour un « Nouveau Ministère », dans lequel nous avons conçu la structure et l'organisation de manière entièrement agile. 
Pour tous ceux que ça intéresse : https://work.4germany.org/project/das-neue-ministerium-fellows-2020/

Combien de temps cela prendrait-il ? Cela pourrait être mis en œuvre dès la prochaine législature comme projet pilote. 

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Cela semble très passionnant. J'espère que cela rencontrera un grand succès ! Quels sont les principaux « obstacles » dans les administrations par rapport à des entreprises de taille similaire ?

Sebnem Andresen

Le travail dans une administration est organisé de manière hiérarchique. Le plus grand obstacle dans une telle structure est que le travail agile en équipes auto-organisées est ainsi freiné, voire rendu impossible. Il faut commencer petit et introduire le travail agile progressivement. Les avantages doivent être démontrés. Il faut convaincre. Cela prend du temps. À moins qu'un « ministère agile » (PDF) soit entièrement mis en place, comme décrit dans le concept ci-dessus.

Dans les grandes entreprises, on travaille également le plus souvent selon un style de management descendant. Cependant, tout dépend de la direction : si l'équipe dirigeante reconnaît les avantages du travail agile, celui-ci peut être mis en œuvre rapidement.

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Tu retournes maintenant dans le secteur privé après ta période de Fellow. Peux-tu nous dire dans quelle direction tu te diriges et quelles seront tes missions ?

Sebnem Andresen

Je suis très heureuse de rejoindre le groupe Elia. Avec ses deux gestionnaires de réseau de transport 50Hertz en Allemagne et Elia en Belgique, le groupe fait partie du Top 5 en Europe. 50Hertz est également leader dans l'intégration sécurisée des énergies renouvelables.

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C'est définitivement un sujet qui va prendre encore plus d'importance à l'avenir. Penses-tu que tu utiliseras d'autres éléments de la formation dans le secteur privé que dans l'administration fédérale ? Quelles sont les principales différences entre le travail au sein d'une administration et celui d'une entreprise privée ?

Sebnem Andresen

Je pense que les méthodes et outils agiles issus de mon expérience professionnelle et de la formation sont tout aussi applicables dans une administration que dans une entreprise privée. 

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À quel point une administration peut-elle être agile ? Penses-tu qu'il y a des limites ? Et si oui, pourquoi ?

Sebnem Andresen

Le modèle théorique organisationnel de l'administration publique est la théorie de la bureaucratie selon Max Weber. Une administration est donc structurée de manière hiérarchique. La limite réside dans le fait que les équipes agiles travaillent et décident de manière auto-organisée – ce qui n'est pas possible dans une structure hiérarchique.

Mon expérience montre cependant que cela ne doit pas rester ainsi et qu'il est déjà très possible de travailler de manière agile dans une administration : avec des Dailies, des Rétros et des méthodes de gestion de projet agiles comme Kanban et des outils permettant le travail collaboratif. Il y a des restrictions parce que les administrations ne veulent ou ne peuvent pas, par exemple, utiliser des outils basés sur le cloud. Je comprends cela. Cependant, il est aussi possible d'installer un tableau Kanban ou un outil localement sur les serveurs. Il y a également des restrictions dues à la hiérarchie. Nous avons donc besoin de politiciens et d'administrations qui souhaitent repenser les choses. Je pense que le programme Work4Germany est une très bonne approche pour inciter à ce changement de mentalité. 

Ce qui est très important pour que les administrations puissent travailler de manière plus agile à l'avenir, c'est que les dirigeants s'ouvrent et développent un état d'esprit agile. Les dirigeants sont le plus grand levier pour établir une culture collective du changement. Là aussi, les ministères ne diffèrent pas des autres organisations. Les dirigeants servent de modèles pour les autres collaborateurs et influencent les comportements qui sont encouragés ou sanctionnés dans une organisation. Les dirigeants devraient être formés par le coaching et la formation pour devenir des « New Leaders ». 

La mission du « New Leader » consiste à faire évoluer l'équipe, à la soutenir pour tirer le meilleur de chaque individu (output). Le New Leader veille à ce que (conformément aux valeurs agiles) le courage, l'ouverture, le respect, la concentration et l'engagement soient vécus au sein de l'équipe. Pour cela, il doit créer un environnement où le progrès, la créativité et l'amélioration deviennent possibles. En tant que New Leader, l'attention est toujours portée sur les besoins de l'équipe.

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Penses-tu que la pandémie de Covid-19 a changé quelque chose dans le monde économique en ce qui concerne le travail agile et la digitalisation ?

Sebnem Andresen

Je pense que la pandémie de Covid-19 a beaucoup changé, ou doit changer, dans le monde du travail en général en matière de digitalisation. Comme on travaille généralement depuis le domicile, il est particulièrement important d'avoir des méthodes agiles comme par exemple un Daily Standup pour l'échange matinal ou un tableau Kanban pour visualiser l'état d'avancement des différentes tâches, afin que chacun dans l'équipe soit informé et au même niveau d'information. Cela évite de nombreux appels téléphoniques et réunions de coordination.

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C'est vrai. J'apprécie ici que cela pousse à des sujets comme « l'obligation d'informer et de s'informer » et que chacun puisse se tenir à jour de manière autonome.
Nous constatons de plus en plus de demandes d'entreprises qui se sont peu ou pas du tout intéressées à l'agilité jusqu'à présent, mais qui réalisent maintenant qu'elles doivent agir et s'informent donc davantage sur les formations. Que dirais-tu à ces personnes ? Comment une formation chez nous les aide-t-elle, eux ou leurs employés ?

Sebnem Andresen

Je dirais : « Le moment est venu de briser les structures rigides ! Suivez la formation, elle élargira vos horizons. » 

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Qu'est-ce qu'un « état d'esprit agile » pour toi ?

Sebnem Andresen

Un état d'esprit agile est pour moi une façon de penser et une attitude qui favorise l'esprit d'équipe, où la valeur ajoutée pour le client est au premier plan, où la perfection n'est pas exigée, mais où l'équipe grandit avec les tâches et où il existe une culture de l'erreur perçue comme une opportunité d'apprentissage pour se développer soi-même, développer l'équipe et le produit. 

De plus, pour moi, l'état d'esprit agile implique que l'apprentissage procure autant de plaisir que la maîtrise – je veux dire par là la volonté d'apprendre constamment de nouvelles choses et d'élargir ses horizons. Les personnes avec un état d'esprit agile ont une vision et une mission substantielles. Par exemple, l'apprentissage commun avec le client/les parties prenantes fait partie de l'approche.

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C'est bien dit. Chère Sebnem, nous te souhaitons tout le meilleur pour ce nouveau chapitre professionnel et merci pour cet agréable entretien.

Sebnem Andresen

Merci pour l'invitation. C'était un grand plaisir !