Odkrywanie nowych horyzontów: metody zwinne zmieniają HR

Niedawno wygłosiłem keynote przed 150 specjalistami HR, w którym pogłębiłem temat zwinności w organizacjach. Omówiliśmy istotę zwinności, jej znaczenie oraz to, jak kształtuje ona przywództwo w wysokowydajnych zwinnych środowiskach. Po sesji pojawiło się wiele pytań, które zapoczątkowały bogaty dialog. Oto zestawienie tych pytań wraz z moimi przemyśleniami:

Czy zwinność sprawia, że procesy stają się bardziej złożone?

Zwinność jest odpowiedzią na inherentną złożoność pewnych działań, np. projektów innowacyjnych. Ustrukturyzowane podejście, takie jak np. w Scrumie, pomaga lepiej radzić sobie ze złożonością, ponieważ mamy uporządkowany sposób działania, który wymusza na nas cykle feedbackowe, a tym samym redukcję niepewności.

Jeśli zadanie nie jest złożone, tzn. nie wiąże się z dużą niepewnością, np. rozliczenie podatkowe, to te cykle feedbackowe nie są potrzebne. Są wtedy odbierane jako zbędny wysiłek lub dodatkowa złożoność przez osoby wykonujące pracę.

Dlatego kluczowe jest dokonanie rozróżnienia i nienarzucanie ani klasycznego, ani zwinnego sposobu pracy na wszystkie zadania. Nie istnieje rozwiązanie „one-size-fits-all"... Musimy decydować sytuacyjnie, ale mieć oba podejścia w swoim repertuarze.

Wsparcie ról scrumowych: Jak może przyczynić się HR?

Przede wszystkim chodzi o zapewnienie odpowiedniego szkolenia. Zawsze rozróżniamy między szkoleniem początkowym — czyli „jestem gotowy/gotowa podjąć się tej roli" — a szkoleniem długofalowym — czyli „potrafię tę rolę skutecznie pełnić".

W przypadku szkolenia początkowego polecamy treningi... niezależnie od tego, czy jest to szkolenie na żywo, czy e-learning. Na rynku jest wielu dostawców. Większość z nich jest naprawdę słaba. Nie mówię tego, żeby nas szczególnie dobrze przedstawić... ale my i wielu naszych klientów mieliśmy naprawdę złe doświadczenia.

Kursy muszą być prowadzone przez doświadczonych trenerów, którzy są zarówno dobrymi szkoleniowcami — czyli potrafią przekazywać wiedzę — jak i doświadczonymi agilistami — czyli pracowali w tych rolach. Większość trenerów w tym obszarze tak naprawdę nie potrafi ani jednego, ani drugiego. Cytują ze Scrum Guide, zamiast wyjaśniać ludziom „dlaczego" za tym stoi.

Jeśli chodzi o długofalowe kształcenie prowadzące do prawdziwego mistrzostwa, najważniejsze jest to, aby ludzie faktycznie działali w swojej roli. Nic nie uczy lepiej niż praktyka. Pomaga w tym coaching — podobnie jak w specjalizacji lekarskiej — a oczywiście również dalsze szkolenia w tematach, których dana osoba jeszcze musi się nauczyć. Dla Scrum Mastera byłyby to np. facylitacja, wizualizacja i Kanban.

Właśnie dlatego w naszej E-Learning Academy znajdziesz wiele dodatkowych szkoleń, które są stale rozbudowywane.

Prognoza zwinności HR: Co przyniesie przyszłość?

Uważam, że HR jako enabler jest niezastąpiony. Wiem też, że istnieją konkretne obszary zastosowania metod zwinnych w HR, np. Employer Branding, rekrutacja, opracowywanie nowych modeli wynagrodzeń czy ścieżek kariery. Z mojego punktu widzenia bardzo pomocne jest, gdy osoby w HR same zdobywają doświadczenie z tymi metodami.

Ponadto osoby z backgroundem HR-owym mogą świetnie zostać Scrum Masterami czy Agile Coachami. To również może być ciekawą opcją dla niejednej osoby.

Sterowanie zwinną pracą: Jak to wdrożyć?

Dla mnie na początku zawsze stoi konsekwentne stosowanie frameworka. Czy to Scrum, czy Kanban — jest zupełnie obojętne. Ważne jest, żeby stosować go konsekwentnie i wyciągać z tego wnioski.

Konsekwentne stosowanie nieuchronnie wiąże się z tym, że pewne rzeczy, które robiliśmy do tej pory, musimy teraz robić inaczej. To jest właśnie ta zmiana kulturowa, która wtedy powstaje i do której dążymy.

Właśnie z tego powodu w Scrumie istnieje Scrum Master... Ta osoba działa jak personal trainer, który pomaga budować nowe nawyki.

Zwinne uczenie się: Co jest skuteczniejsze — szkolenie czy praktyczne doświadczenie zawodowe?

Sam zaczynam każdy temat zawsze od szkolenia. Dlaczego? Bo dzięki temu unikam wielu błędów i nie wyrabiam sobie złych nawyków.

Jako dziecko sam nauczyłem się tenisa i jazdy na nartach. W obu przypadkach wynikało to z tego, że moja rodzina nie miała pieniędzy na kurs narciarski czy trenera tenisowego. Potrzebowałem wielu lat, żeby później poprawić swoją technikę, i faktycznie musiałem zacząć od nowa od podstaw.

Na studiach medycznych miałem szczęście uczyć się rzeczy od podstaw we właściwy sposób. To było ważne... i zawsze opierało się na tej samej koncepcji: See one. Do one. Teach one. Zwykle więcej niż „One", ale koncepcja staje się dzięki temu dość jasna. Nic nie zastąpi w nauce dobrego nauczyciela czy coacha — zobacz odpowiedzi powyżej.

Jak zaangażować „sceptyków" zwinności?

To absolutnie w porządku, żeby na początku być sceptycznym. Pierwsze pytanie, które zadaję tym osobom, brzmi: „Czy dostarczamy wszystkie nasze projekty w zakresie, czasie i budżecie, które zostały początkowo zaplanowane?"

Z reguły odpowiedź brzmi: „Nie!" I już mamy bazę do rozmowy o tym, dlaczego tak jest, i możemy pokazać, że pewnych rzeczy po prostu nie da się planować tak długoterminowo, ponieważ mamy zbyt dużo niepewności.

Kolejny aspekt to wewnętrzne historie sukcesu. Zawsze miło jest usłyszeć, co robią inne firmy. Ale właśnie od sceptyków często pada odpowiedź: „Fajnie, że to działa u Spotify, ale my jesteśmy inni." I ten zarzut jest uzasadniony.

Jednak gdy tylko pojawią się pierwsze wewnętrzne historie sukcesu, zmiana nabiera tempa. Można wtedy przekonać wielu sceptyków — nie wszystkich — żeby wyruszyli w tę podróż lub przynajmniej nie stawiali oporu, który utrudniałby innym pracę w ten sposób.

Stosowanie wielu podejść zwinnych: Czy to ma sens?

Absolutnie... To w dużej mierze zależy od kontekstu danego zespołu. To, czy Scrum czy Kanban będzie sensowny, zależy np. od tego, czy zespół rozwija produkt, czy zajmuje się operacjami. W zależności od etapu może mieć sens najpierw praktykowanie Design Thinking, zanim przejdzie się do rozwoju produktu za pomocą Scruma. Podejmowanie tych decyzji wymaga dobrego zrozumienia tych metod i często również wsparcia coacha.

Produkt HR: Co to jest?

Wykwalifikowani i zmotywowani pracownicy. W tym celu koleżanki i koledzy na wszystkich szczeblach muszą być szkoleni, włącznie z kadrą zarządzającą. To nie znaczy, że HR musi to wszystko robić sam, ale ostatecznie HR w istotnym stopniu się do tego przyczynia.

Ponadto HR realizuje również wiele innych zadań, np. Payroll. Te tematy również można ująć w myśleniu produktowym.

Przeszkody transformacji: Co stoi na drodze postępowi firmy?

Showstoppery, czyli impedimenty, to z mojego punktu widzenia zbyt duża biurokracja i strach przed próbowaniem nowych rzeczy. Również wewnętrzna polityka, np. to, że email jest wielokrotnie przeglądany przez różne osoby, zanim zostanie wysłany, hamuje postęp. Ale to właśnie są rzeczy, które chcemy/powinniśmy adresować w ramach zmiany.

Dlatego sama transformacja jest dobrym przykładem tego, jak można pracować w przyszłości.

Wiedza fachowa o zwinności: Czego potrzebuje HR, żeby być postrzeganym jako kompetentny partner?

Po pierwsze, HR powinien rozumieć, o co chodzi w temacie zwinności. Ponadto korzystne jest, gdy HR zdobywa własne, pierwsze doświadczenia lub przygląda się wdrażaniu frameworków w zespołach — zwłaszcza jeśli nie macie własnych projektów, które moglibyście lub chcielibyście w ten sposób realizować.

Na koniec HR jest oceniany pod kątem tego, na ile zapewnia zespołom odpowiednie możliwości dalszego kształcenia i jak te ze sobą współgrają — słowo klucz: spójność.

Co do właściwego pytania: HR nie musi być ekspertem, ale powinien być w stanie rozmawiać z pracownikami na ten temat na równych zasadach. W przypadku innych tematów, np. przywództwa, jest tak samo.

Spójność i akceptacja: Jak osiągnąć je w całej firmie?

Poprzez zaangażowanie wszystkich szczebli hierarchii w te tematy. To nie znaczy, że wszyscy dostają to samo szkolenie. Ale merytorycznie wszyscy muszą mówić jednym językiem. Kadra zarządzająca musi rozumieć, co zwinność dla niej oznacza, jakie korzyści przynosi biznesowi i jak tworzyć ramy dla zespołów.

Zespoły z kolei muszą rozumieć, jak poprzez zdyscyplinowane stosowanie metod tworzą więcej wartości biznesowej, jak angażują kadrę zarządzającą, jakie oczekiwania stawiają i jakich warunków ramowych mogą i powinny wymagać.

Cała organizacja musi ciągnąć w jednym kierunku. Aby to się udało, każdy musi rozumieć, jakie konkretne korzyści z tego czerpie — „Co ja z tego mam?" — i jaką rolę w tym odgrywa — „Co mogę zrobić jako następne?". Jeśli potrafimy odpowiedzieć na te dwa pytania, jesteśmy na dobrej drodze.

Na zakończenie naszej pogłębionej sesji Q&A mam nadzieję, że zdobyte spostrzeżenia wyjaśniły złożone wzajemne oddziaływanie metod zwinnych i strategii HR. To praca zespołowa, w której każdy z nas przyczynia się do kierowania naszych firm na kurs ku większej elastyczności i innowacyjnemu postępowi.

Dla profesjonalistów HR i zespołów, które są gotowe wyruszyć w tę transformacyjną podróż — bądźcie pewni, że nie jesteście sami. Czy chcecie zainspirować swój dział HR sesją keynote prezentującą zasady zwinności, czy szukacie dopasowanych szkoleń wzmacniających wasze zespoły — my z Agile Academy jesteśmy nastawieni na wspieranie tego rozwoju.

Nie wahaj się z nami skontaktować. Ustalmy, jak możemy praktycznie wdrożyć zwinność w Twoim obszarze HR. Chętnie dostosujemy naszą ofertę do specyfiki Twojej firmy.