3 pytania przeciwko mikrozarządzaniu w Scrumie
Jedną z fundamentalnych zasad Agile i Scruma jest dokładne przeciwieństwo mikrozarządzania: wiara w siłę samozorganizowanych zespołów. Właśnie to sprawia, że szef, Scrum Master lub Product Owner skłonny do mikrozarządzania jest szczególnie trudnym problemem dla zwinnych zespołów.
Znalazłem trzy pytania, które pomagają w radzeniu sobie z osobami praktykującymi mikrozarządzanie:
Kto?
Pierwsze pytanie brzmi: „Kto?". Kto cierpi z powodu mikrozarządzania? Jeśli Ty jesteś dotknięty mikrozarządzaniem, a reszta zespołu Scrum nie, może to oznaczać, że ktoś martwi się o Twoją wydajność. Jeśli tak jest, musisz popracować nad własną wydajnością i poprawić postrzeganie Twoich wyników przez danego interesariusza.
Jeśli jednak cały zespół jest poddawany mikrozarządzaniu, to zachowanie to wynika prawdopodobnie raczej z charakteru samego interesariusza.
Aby ustalić, czy tylko Ty, czy cały zespół jest dotknięty mikrozarządzaniem, przez jeden lub dwa Sprinty zapisuj, na czym skupia się osoba zarządzająca mikro. Protokołuj wszystkie działania związane z mikrozarządzaniem, abyś mógł później przejrzeć te dane i dowiedzieć się, kogo konkretnie dotyczą.
Kiedy?
Prowadzenie protokołu mikrozarządzania pomoże Ci również odpowiedzieć na drugie pytanie: Kiedy pojawia się mikrozarządzanie?
Czy mikrozarządzanie pojawia się raczej przed spotkaniem czy po nim? Na przykład Product Owner może wychodzić z rozmowy telefonicznej z klientem w każdy wtorek pod stresem i mieć przez to większą skłonność do mikrozarządzania. Albo Scrum Master ma tendencję do mikrozarządzania dzień przed miesięcznym spotkaniem z VP of Engineering.
Czasem ludzie są też skłonni do mikrozarządzania o określonej porze dnia. Jeden z moich byłych szefów był szczególnie skłonny do mikrozarządzania przed pierwszą filiżanką kawy.
Jeszcze inni mają tendencję do mikrozarządzania w określonych momentach iteracji. Być może osoba, z którą masz do czynienia, szczególnie w ostatnich dniach iteracji skłania się ku mikrozarządzaniu, ponieważ powoli zaczyna się denerwować i zastanawia się, czy wszystko zostanie zrealizowane. Tu również powinieneś protokołować te informacje, aby później móc rozpoznać ewentualne wzorce.
Używam do tego tabeli z następującymi kolumnami:
Data: Konkretna data (np. 8 marca 2017 r.). Zazwyczaj nie pomaga to w identyfikacji wzorców. Możesz jednak przeglądać te dane ponownie, gdy będziesz chciał przypomnieć sobie, co wtedy działo się w organizacji.
Dzień tygodnia: Mikrozarządzanie może pojawiać się tylko w określone dni tygodnia (np. w piątki). Z tego powodu powinieneś odnotowywać dzień tygodnia.
Dzień w Sprincie: Aby stwierdzić, czy mikrozarządzanie pojawia się regularnie w określonym momencie Sprintu, zapisuj, w którym dniu Sprintu doszło do mikrozarządzania. Może to być po prostu „Dzień 3" lub „7/10", by odnotować, że był to siódmy dzień w dziesięciodniowym Sprincie.
Godzina: Zapisuj również konkretną godzinę (np. 10:15).
Kogo dotyczyło mikrozarządzanie: Czy dotyczyło Ciebie, całego zespołu Scrum czy kolegi z zespołu?
Czego dotyczyło: W tej kolumnie zapisz, czego dotyczyło mikrozarządzanie.
Kontekst: Czy w tym samym czasie miały miejsce szczególne zdarzenia w Sprincie, projekcie lub organizacji? Czy mikrozarządzanie pojawiło się bezpośrednio przed spotkaniem czy po nim? Jakie to było spotkanie? I co ogólnie działo się w iteracji?
Uwagi: Zapisuj tutaj wszystko, co uważasz za ważne w tym kontekście. Przykładowa tabela poniżej.
Dlaczego?
Po kilku tygodniach protokołowania działań związanych z mikrozarządzaniem nadszedł czas, by zadać trzecie pytanie: Dlaczego w ogóle dochodzi do mikrozarządzania?
Przeszukaj swój protokół w poszukiwaniu wzorców. Spróbuj znaleźć czynniki wyzwalające.
Być może Twój Product Owner skłania się ku mikrozarządzaniu po cotygodniowym spotkaniu z przełożonym.
Być może Twój bezpośredni przełożony ma tendencję do mikrozarządzania pod koniec miesiąca, kiedy musi pisać raport dla swojego szefa.
Na podstawie tych wzorców powinieneś starać się prowadzić sensowne rozmowy z odpowiednimi osobami. Z dużą dozą pewności nie odniesiesz sukcesu, mówiąc po prostu: „Przestań mikrozarządzać!" Zamiast tego spróbuj porozmawiać z nimi o tym, co je zajmuje, a więc o przyczynie tego zachowania.
Gdy uda Ci się zidentyfikować część przyczyn mikrozarządzania, powinieneś w przyszłości móc je przewidywać i eliminować.
Przewidywanie i eliminowanie czynników wyzwalających
Jeśli dzięki uważnej obserwacji jesteś w stanie przewidzieć niepożądane zachowanie, powinieneś pracować nad eliminacją czynników wyzwalających. Często osiąga się to przez proaktywne podejście do osoby zarządzającej mikro i dostarczanie jej informacji.
Jeśli na przykład Twój Product Owner regularnie wychodzi zestresowany po cotygodniowym spotkaniu z szefem i znowu zaczyna mikrozarządzać, spotkaj się z Product Ownerem przed tym spotkaniem. Upewnij się, że Product Owner jest dobrze poinformowany i przygotowany na spotkanie z szefem.
Aktywnie podchodź do interesariuszy podatnych na mikrozarządzanie i przekazuj im potrzebne informacje. Staraj się to robić tuż przed nadejściem danego czynnika wyzwalającego. W ten sposób zapewnisz, że te osoby mają wszystkie ważne informacje lub je pamiętają.
Uważaj jednak, by nie tworzyć sobie nowych, uciążliwych procesów. Masz jednak kontrolę nad relacją z interesariuszem (lub szefem), gdy aktywnie oferujesz informacje, zamiast czekać, aż zostaniesz o nie poproszony i zmuszony do dostosowania się do harmonogramu innych.
Niektórym nie da się pomóc
Nawet te wskazówki nie zawsze pozwolą Ci wyeliminować wszelkie mikrozarządzanie. Niektórzy interesariusze to nałogowi osoby zarządzające mikro. Podane tutaj wskazówki pomogą Ci jednak uzyskać większą kontrolę nad większością sytuacji i uczynić je bardziej znośnymi.
Tekst pochodzi z bloga Mike'a Cohna i został przetłumaczony przez nas na język polski.
Czym właściwie jest produktywność
=> Obalamy największe mity dotyczące produktywności.
Priorytety i cele średnioterminowe
=> Dowiedz się, jak jako Product Owner lepiej ustalać priorytety.
Podejmowanie decyzji w zespole
=> Jak szybciej dojść do lepszych decyzji w Scrumie.
