Como facilitar Acordos de Trabalho

Tempo necessário: 45-60 minutos (dependendo da duração das discussões e do tamanho da equipe)

Materiais: Post-its, canetas, um quadro compartilhado (físico ou digital), possivelmente estruturado com base no Working Agreement Canvas

A facilitação segue três passos: 1) Gerar ideias individualmente, 2) consolidar sem debate, 3) identificar e resolver divergências.

Passo 1: Gerar ideias (5-10 minutos)

O objetivo é colocar o pensamento individual no papel antes que a dinâmica de grupo assuma o controle. Isso evita que a voz mais alta ou o gestor determine a pauta.

Brainstorming silencioso

Dá post-its para cada pessoa e 3-5 minutos de silêncio total. Cada pessoa escreve comportamentos ou práticas específicas que tornariam o trabalho da equipe mais fluido. Uma ideia por post-it.

A formulação importa. Enquadra como resolução de problemas, não como pensamento desejoso: "O que está nos atrasando ou causando atrito agora, e o que resolveria isso?"

Alternativa: Mineração de frustrações

Usa esta variante quando a equipe precisa de permissão para ser honesta sobre o que não está funcionando. Muda a pergunta: "Escreve as 3 principais coisas que nos atrasam ou causam atrito na nossa forma atual de trabalhar. Sê específico sobre o comportamento, não sobre a pessoa."

Passo 2: Consolidar ideias (10-20 minutos)

Agora tens muitos post-its. O objetivo é agrupar ideias similares e eliminar redundâncias, sem perder o grupo em discussões intermináveis.

Facilitação Bingo

Uma pessoa se voluntaria para começar. Ela lê seu primeiro post-it em voz alta e o coloca no quadro.

Se outra pessoa tem a mesma ideia ou uma muito similar, ela grita "Bingo!" e guarda esse post-it. A primeira pessoa continua até compartilhar todas as suas ideias únicas.

A próxima pessoa vem e faz o mesmo.

• Mantém o ritmo. Não deixes as pessoas debaterem se duas ideias são similares o suficiente. Se a pessoa acha que encaixa, aceita o bingo.
• Por que funciona: A facilitação Bingo transforma a eliminação de redundância em um jogo. As pessoas ouvem ativamente para poder gritar bingo, em vez de desligarem.

Alternativa: Agrupamento por afinidade silencioso

Usa isso quando tens mais de 30 ideias ou uma equipe que prefere interação menos performática. Todos movem post-its simultaneamente e em silêncio para grupos que parecem pertencer juntos no quadro. Sem falar.

Passo 3: Chegar ao acordo (10-20 minutos)

É aqui que a maioria das facilitações falha. As equipes ou correm demais ou ficam presas em debate infinito. Precisas de um mecanismo estruturado para garantir o comprometimento.

Votação Romana

Como os acordos já estão visíveis do passo anterior, não percas tempo relendo-os. Simplesmente pede à equipe para olhar para o quadro e convoca uma votação simultânea sobre todo o conjunto de acordos.

• Polegar para cima: Concordo e vou seguir estes.
• Polegar para baixo: Tenho preocupações que me impedem de me comprometer.

Dica crítica para líderes: Se tens autoridade sobre a equipe, vota por último ou mantém a mão perto do peito até a revelação. Se o chefe mostra imediatamente um "polegar para cima", a equipe vai se autocensurar. Não ancores a votação.

Lidando com o "polegar para baixo"

Se vês um polegar para baixo, para imediatamente. Pede a essa pessoa para especificar qual acordo é o bloqueador e articulá-lo em uma de três categorias:

1. "Tenho uma pergunta de esclarecimento..." (Responde, depois vota novamente)
2. "Tenho uma preocupação específica..." (Modifica o acordo para abordar, depois vota novamente)
3. "Está faltando algo..." (Adiciona o elemento que falta, depois vota novamente)

Regra de facilitação: O botão "Kill"

Não deixes que um ponto controverso descarrile toda a sessão. Se um acordo específico cria um impasse ou não pode ser resolvido rapidamente, remove esse ponto completamente.

É melhor começar com menos acordos unânimes do que incluir acordos controversos que as pessoas vão ignorar. Deixa a equipe sentir a consequência de não ter esse acordo. Se a ausência dessa regra causar dor (atrito), a equipe naturalmente pedirá para adicioná-la na próxima revisão de 30 dias.

Organizar com o Canvas

Depois de teres os comportamentos consolidados e acordados, tira 5 minutos para organizá-los nas cinco áreas do Canvas: Reuniões, Comunicação, Conflitos, Decisões, Práticas de Trabalho. Se uma categoria está vazia, pergunta: "É porque estamos alinhados, ou porque não pensamos nisso?"