Samoorganizacja
Definicja samoorganizacji
Samoorganizacja to zdolność do samodzielnego kierowania sobą, organizowania swojej pracy i utrzymywania motywacji w życiu codziennym i zawodowym. Dzięki samoorganizacji skupiasz się zarówno na swoim rozwoju osobistym, jak i zawodowym. W przeciwieństwie do zarządzania przez inną osobę (np. przełożonego), sam kierujesz swoimi działaniami za pomocą różnych metod samoorganizacji – działając odpowiedzialnie, samodzielnie i niezależnie. Ta sama zasada sprawdza się również w przypadku całych zespołów, które zarządzają sobą bez formalnego kierownictwa.
Cele samoorganizacji
Samoorganizacja przydaje się, gdy chcesz:
- szybciej osiągać swoje cele,
- uzyskiwać lepsze wyniki,
- redukować stres
- i wzmacniać równowagę między pracą a życiem prywatnym.
Na te cztery główne cele nakładają się następujące cele szczegółowe, na których możesz się skupić – ty lub twój zespół – korzystając z różnych metod samoorganizacji:
- zbieranie zadań i zachowanie nad nimi kontroli
- priorytetyzacja pracy
- zarządzanie czasem, sensowne planowanie pracy i strukturyzowanie dnia
- zwiększanie produktywności i efektywniejsza praca
- motywacja do działania i wytrwałość
- wzmacnianie poczucia sprawczości i pewności siebie
- skupienie na ważnych celach
- rozpoznawanie własnych umiejętności i odpowiednie ich wykorzystywanie
- delegowanie zadań do osoby lepiej do nich przygotowanej
- uwzględnianie własnych potrzeb i wartości
- wyznaczanie celów i wizji średnio- i długoterminowych
- odnajdywanie sensu i motywacji stojącej za celami
- mierzenie postępów i sukcesów
- uczenie się na doświadczeniach i dostosowywanie działań
- odkrywanie, które metody najlepiej pasują do własnej osobowości lub do zespołu
- opracowywanie strategii rozwiązywania problemów i pokonywania wyzwań
Jakie metody samoorganizacji istnieją?
Poniższe metody samoorganizacji wspierają realizację wymienionych celów. Ponieważ każda z nich skupia się na innych aspektach, warto łączyć kilka metod, aby skuteczniej zarządzać sobą:
- Metoda ALPEN
- Technika Pomodoro
- Zasada Eisenhowera
- Analiza ABC
- Zasada Pareto
- Metoda SMART
- Metoda AMORE
- Journaling z pytaniami fokusowymi
Metoda ALPEN
W tej metodzie samoorganizacji każda litera oznacza ważny krok. Poszczególne kroki wyznaczają strukturę realizacji zadań:
- Aufgaben notieren – zapisywanie zadań
- Länge schätzen – szacowanie czasu trwania
- Pufferzeit planen – planowanie czasu buforowego
- Entscheidungen priorisieren – priorytetyzowanie decyzji
- Nachprüfen – sprawdzanie, co zostało osiągnięte
Niezrealizowane zadania są przenoszone na następny dzień roboczy.
Technika Pomodoro
Ta technika samoorganizacji opiera się przede wszystkim na pracy z motywacją i koncentracją poprzez wykonywanie zadań w krótkich interwałach (= pomodori). Aby praca lub cały dzień roboczy nie wydawał się jedną wielką, nie do pokonania górą, pracujesz w blokach po 25 minut (ustaw timer!) i po każdym bloku robisz 5-minutową przerwę. Po 4 blokach, czyli pomodori, robisz 30-minutową przerwę.
Technikę Pomodoro możesz łączyć z innymi metodami samoorganizacji, które pomagają priorytetyzować zadania.
Matryca Eisenhowera
Ta metoda samoorganizacji wykorzystuje matrycę Eisenhowera, która składa się z czterech kwadrantów:
- W lewym dolnym rogu umieszczasz zadania, które nie są ani pilne, ani ważne. Te zadania po prostu ignorujesz (tworzą twoją listę rzeczy do nierobienia).
- W lewym górnym rogu zapisujesz zadania pilne, ale nieważne, które możesz delegować.
- W prawym górnym rogu umieszczasz zadania pilne i ważne. Należy je wykonać natychmiast.
- W prawym dolnym rogu wpisujesz zadania niezbyt pilne, ale ważne. Takie zadania planujesz zgodnie z ich terminem wykonania.
Celem metody Eisenhowera jest priorytetyzacja pracy – a nie wykonywanie zadań tylko dlatego, że są łatwe lub zajmują mało czasu.
Analiza ABC
W metodzie ABC zadania są sortowane według ważności – podobnie jak w metodzie Eisenhowera: Zadania A są ważne i powinny zostać wykonane natychmiast. Zadania B są mniej ważne lub ważne, ale niepilne – można je wykonać później lub delegować. Zadania C są nieważne i są delegowane (jeśli pilne) lub odrzucane (jeśli niepilne).
Zasada Pareto
Pareto to mniej metoda, a bardziej zasada: znana również jako reguła 80/20, mówi ona, że możemy osiągnąć 80 procent pożądanego rezultatu, poświęcając jedynie 20 procent czasu. Zasada ta pokazuje, że możemy szybko uzyskać dobry wynik, jeśli:
- zidentyfikujemy i wykonamy naprawdę istotne zadania,
- ograniczymy czas pracy, np. poprzez timeboxing, czyli wyznaczone przedziały czasowe,
- i zmniejszymy nasz perfekcjonizm ("Better Done Than Perfect").
Metoda SMART
Aby lepiej zarządzać sobą, ważne jest, by formułować cele w sensowny sposób – inaczej trudno je rzeczywiście osiągnąć. Wyznaczając swoje cele, możesz kierować się literami skrótu SMART. Twoje cele powinny być:
- skonkretyzowane (zamiast ogólnych i niejasnych),
- mierzalne (ilościowo i jakościowo),
- atrakcyjne (stanowiące dla ciebie zachętę),
- realistyczne (możliwe do osiągnięcia pod względem czasu i zasobów)
- i terminowe (zaplanowane z konkretnym terminem realizacji).
Metoda AMORE
Ta metoda samoorganizacji stanowi alternatywę dla SMART, lecz skupia się na nieco innych aspektach skutecznego wyznaczania celów. Według tej metody twoje cele powinny być ambitne, motywujące, zorganizowane, realistyczne i autentyczne.
Journaling z pytaniami fokusowymi
Kolejną popularną i bardzo łatwą w zastosowaniu metodą samoorganizacji jest codzienne journaling, czyli pisemne odpowiadanie na pytania fokusowe. Journaling można np. włączyć do porannej rutyny, zadając sobie pytania takie jak:
- Co jest dzisiaj moim najważniejszym zadaniem?
- Jaką jedną rzecz mogę dziś zrobić, aby przybliżyć się do swojego celu?
Journaling sprawdza się również do zapisywania postępów, doświadczeń i wniosków na koniec dnia roboczego. Wystarczy do tego zwykły notatnik lub specjalny dziennik sukcesu z gotowymi pytaniami do refleksji.
Dla kogo warto stosować metody samoorganizacji?
Metody samoorganizacji są przydatne dla osób lub zespołów, które chcą:
- rozwijać się zawodowo,
- pracować bardziej skupieniu i efektywniej (i mniej prokrastynować),
- osiągać lepsze wyniki i szybciej realizować cele,
- rozwijać się osobiście,
- samodzielnie i niezależnie kształtować swoje życie i pracę,
- pracować odpowiedzialnie (bez przełożonego),
- obniżyć poziom stresu i wypracować lepszą równowagę między pracą a życiem prywatnym
- oraz (na nowo) odnaleźć sens w swojej pracy.
