Różnica między zespołem projektowym a zespołem produktowym

Zespół projektowy jest tworzony tylko tymczasowo – na czas realizacji danego projektu. Co ciekawe, członkowie zespołu projektowego zazwyczaj pochodzą z różnych zespołów lub działów firmy. Są dobierani do projektu lub rozwoju produktu na podstawie swojej wiedzy i doświadczenia, aby wspólnie efektywnie realizować zadania projektowe w swoich rolach.

Ten rodzaj tymczasowej struktury dotyczy również zespołów produktowych – ale tylko wtedy, gdy (re)projektowanie produktu jest traktowane jako zamknięty czasowo projekt, po którym zespół się rozwiązuje. Jeśli natomiast zespół odpowiada za ciągłe i iteracyjne doskonalenie produktu, jego skład pozostaje stały.

Jeśli zespół projektowy lub produktowy nie pracuje w sposób samozorganizowany, zarządzanie projektem przejmuje dodatkowa osoba – może to być kierownik projektu, lider zespołu, Product Owner lub project manager. Niezależnie od tego, czy jest manager, czy nie: zespół projektowy wspólnie dąży do celu projektu, a zespół produktowy do stworzenia lub ulepszenia produktu i bierze odpowiedzialność za sukces.

Wyzwania dla zespołów projektowych i produktowych

Szczególnie gdy członkowie zespołu produktowego lub projektowego na co dzień nie pracują razem, lider powinien zdawać sobie sprawę z następujących wyzwań i szukać sposobów ich rozwiązania.

Wzajemne zaufanie

Ponieważ członkowie zespołu mogą się w ogóle nie znać lub po raz pierwszy pracować razem nad wspólnym tematem, zazwyczaj nie ma między nimi zaufania budowanego przez lata. Powstaje ono stopniowo i może być wspierane przez odpowiednie działania ze strony liderów.

Zróżnicowane kompetencje

Zespół projektowy jest dobierany tak, aby każda potrzebna rola była obsadzona. Oznacza to, że każdy członek wnosi kompetencje i doświadczenia z różnych obszarów, a może nawet branż. Uznanie tego za zaletę, a nie przeszkodę, może na początku napotykać opór i wywoływać konflikty w zespole. Zadaniem project managera jest stworzenie atmosfery wzajemnego szacunku i zrozumienia.

Komunikacja jest kluczowa

Właśnie dlatego, że członkowie zespołu projektowego lub produktowego mogą pracować razem po raz pierwszy, regularna komunikacja i wymiana informacji są szczególnie ważne. To, co w zgranych zespołach odbywa się naturalnie i często nieformalnie, w nowym zespole projektowym musi zostać dopiero wypracowane.

W przypadku większych zespołów lub tych, które nie pracują w tym samym miejscu, project manager powinien zapewnić odpowiednie kanały komunikacji.

Świadome dobieranie wielkości zespołu

Jeśli chodzi o wielkość zespołu projektowego, obowiązuje zasada: tak mały jak to możliwe, tak duży jak to konieczne. Oczywiście wszystkie kluczowe role powinny być obsadzone, aby zadania mogły być realizowane efektywnie. Jednak z każdym kolejnym członkiem rośnie złożoność struktury zespołu, a wraz z nią potrzeba zarządzania: decyzje zajmują więcej czasu, potencjał konfliktów jest wyższy i trudniej umówić się na spotkania w krótkim czasie.

W odróżnieniu od zespołów produktowych, gdzie np. zespoły Scrum pracują w 100% nad danym produktem, członkowie zespołów projektowych poświęcają projektowi zazwyczaj tylko część swojego czasu pracy.

Zwolnienie z innych obowiązków w fazie projektu:

Ponieważ zespół projektowy powinien poświęcić nowemu projektowi całą swoją uwagę, zwykłe zadania członków powinny być w miarę możliwości rozdzielone w ich macierzystych zespołach (np. marketing, rozwój produktu, sprzedaż).

Role w zespole projektowym i produktowym

Role w zespole projektowym

W zespole projektowym mogą występować niektóre lub wszystkie z poniższych ról:

• Zleceniodawca (np. klient lub osoba z zarządu firmy – jako część zespołu projektowego lub jako zewnętrzny podmiot zgłaszający wymagania),
• Kierownik projektu,
• Członek zespołu projektowego,
• Sponsor projektu (odpowiada za finanse projektu; ważne: jest częścią zespołu projektowego i jest zainteresowany sukcesem projektu, zazwyczaj przewodniczy komitetowi sterującemu),
• W przypadku większych projektów: komitet sterujący, zwany też Steering Committee lub Control Board.

Role w zespole produktowym

Zespół produktowy stanowi punkt styku między biznesem, doświadczeniem użytkownika i technologią i zazwyczaj składa się z takich ról jak:

• Chief Product Officer / Head of Product, który kieruje obszarem produktowym na poziomie organizacyjnym,
• Product Manager lub Product Owner, którzy reprezentują interesy klientów w firmie,
• Designer,
• Developer,
• Product Marketing Manager

Zespoły produktowe pracujące ze Scrumem określają swoje role jako Product Owner, Scrum Master i Development Team.

Metody pracy zespołów projektowych i produktowych

Aby od samego początku zapewnić spójną organizację projektu, metoda zarządzania powinna zostać ustalona jeszcze przed startem. Do wyboru są:

• Metody zwinne, takie jak Scrum czy Kanban
• Model kaskadowy (Waterfall)
• Klasyczne metody zarządzania projektami (ITIL itp.)

Największe różnice między zespołem projektowym a produktowym

Jak wynika z powyższego porównania, zespoły projektowe i produktowe różnią się przede wszystkim zaangażowaniem czasowym ich członków. Podczas gdy np. zespół Scrum pracuje nad produktem w 100%, w przypadku projektów jest to zazwyczaj znacznie mniejsza część czasu. Ponadto zdarza się, że dana osoba pracuje w kilku projektach jednocześnie, ale praktycznie nigdy nad kilkoma produktami naraz.

Nazewnictwo ról oraz zakres obowiązków mogą się znacznie różnić w zależności od firmy i działu. Ponadto pojęcia wywodzące się z klasycznego, kaskadowego zarządzania projektami są niekiedy stosowane również w innych metodach zarządzania.