Trzy największe zalety przejścia na Scrum

Jeśli Twoja firma lub dział chce przejść na Scrum, z pewnością masz dość wysokie oczekiwania. Niezależnie od tego, czy chodzi o zwiększenie produktywności, poprawę morale pracowników, czy osiągnięcie korzyści finansowych – prawdopodobnie masz określone cele, które chcesz osiągnąć dzięki Scrumowi w swojej firmie i które będziesz mógł w pełni docenić dopiero po całkowitym wdrożeniu Scruma.

Czego jednak większość ludzi nie wie, to że już na początku, gdy dopiero poznaje się zasady i procesy zwinnego zarządzania, widać duże zalety. Gdy członkowie zespołu i menedżerowie uczą się współpracy w tym zupełnie innym systemie, ujawnia się coraz więcej plusów tego intensywnego, a czasem stresującego procesu transformacji.

1) Scrum tworzy kulturę komunikacji

Jeśli jednym z największych wyzwań przy przejściu na Scrum jest zabranie wszystkich na pokład, jedną z największych wcześnie dostrzegalnych korzyści jest sprawienie, że wszyscy zaczną ze sobą rozmawiać. Szczególnie gwałtowna poprawa wymiany informacji między platformami zaskakuje każdego, twierdzi Mike Cohn, Certified Scrum Trainer® i autor Succeeding with Agile oraz Agile Estimating and Planning. „Scrum polega na komunikacji – każdy ma się komunikować, aby wszyscy inni rozumieli, co chce osiągnąć."

Gdy pracownicy, którzy nie znają interdyscyplinarnych zespołów, stopniowo zdobywają doświadczenie we współpracy z ludźmi z innych działów, swobodny dostęp do informacji otworzy im oczy i zmotywuje ich. „Scrum zmusza do konfrontacji ze swoimi umiejętnościami komunikacyjnymi – i to jest coś dobrego", mówi Steve Forte, członek zarządu Scrum Alliance i Managing Partner w Fresco Capital, funduszu venture capital wspierającym młode firmy. „Szybko odkryjesz, że musisz bardziej się starać."

Pomysły pochodzą zewsząd

„Świat pracy stał się znacznie bardziej złożony i absolutnie niemożliwe jest, aby jedna osoba rozumiała wszystkie aspekty projektu", mówi Tom Ulrich, Senior Director działu wytwarzania oprogramowania w Tandem Diabetes. Oznacza to, że współpraca jest niezwykle ważna. Członkowie zespołu szybko dostrzegą wiele korzyści, gdy będą otrzymywać odpowiedzi z miejsc, od których by się tego nigdy nie spodziewali. „Nigdy nie wiesz, kto ma brakującą informację, której potrzebujesz do rozwiązania zagadki." Ulrich zwraca uwagę, że brak wszystkich informacji przy podejmowaniu decyzji zawsze ma negatywne skutki, i podkreśla, że firmy mogą dostrzegać zalety wymiany informacji niemal od samego początku.

Przyrostowe osiągnięcia są doceniane

Gdy zespoły uczą się pracować ze Sprintami i wydaniami, dzieje się coś interesującego. Zamiast świętować ważne kamienie milowe z wielką pompą w całej firmie, zespoły świętują każdy udany Sprint i mają poczucie wynagrodzenia za swoje ciągłe wysiłki – nie tylko za duże i oczywiste sukcesy. Ma to naprawdę pozytywny wpływ na produktywność i morale.

Skuteczne strategie mogą być dzielone

W rzeczywistości Scrum dostarcza znacznie więcej możliwości potwierdzenia sukcesów niż tradycyjne scentralizowane zarządzanie. „W Scrumie stara się promować dobre praktyki, zamiast zatrzymywać złe", mówi Mike Cohn. „Gdy zespół znalazł coś, co dobrze działa, mówimy o tym sukcesie wszystkim." To daje nowy impuls wszystkim zespołom w organizacji.

2) Przejrzystość w Scrumie ujawnia mocne strony – i słabości

Dzięki tej bardziej otwartej kulturze w Scrumie bardzo dobrze można odkrywać problemy w organizacji i procesach, które przy innych formach zarządzania pozostałyby ukryte. „Wszelkiego rodzaju zakłócenia lub dysfunkcje w firmie, które powstrzymują ją przed staniem się jak Apple, są wykrywane z Agile i Scrumem znacznie wcześniej niż z metodą kaskadową – i to zaskakuje ludzi", wyjaśnia Steve Forte. „W końcu i tak by to wyszło na jaw; może coś nie zgadza się z wynikami kwartalnymi albo produkt ma wady. Więc bez względu na to, jaki to problem, zawsze dobrze jest odkryć go jak najwcześniej."

Urok odpowiedzialności

Według Toma Ulricha kolejnym aspektem tej przejrzystości jest to, że można znaleźć członków zespołu, którzy nie wnoszą swojego wkładu: „Staje się oczywistsze, kto nie wykazuje efektów pracy." Nawet jeśli na początku może to być nieco niekomfortowe, na dłuższą metę bardzo silnie podnosi morale, twierdzi Mike Cohn. „Rozliczanie ludzi brzmi przerażająco i ludzie mogą się tego początkowo trochę bać, ale może być równie demoralizujące, gdy widzi się, że współpracownicy, którzy naprawdę niewiele robią, uchodzą z tym bezkarnie." I oczywiście bardziej kompetentni członkowie zespołu muszą to wtedy odkuć. Przez przekazanie odpowiedzialności istnieje jeszcze ta zaleta, że ludzie wiedzą, czego dokładnie się od nich oczekuje, i że dzięki temu mają o wiele lepsze możliwości uzyskania wsparcia, którego potrzebują.

Widzieć całościowy obraz

Nagłe dzielenie się pomysłami między zespołami, działami, a nawet w całej firmie sprawiło, że wielu ludzi – przede wszystkim menedżerowie – poczuło się zaskoczonych, mówi Ulrich. Nawet jeśli może być to nieco onieśmielające i dezorientujące dla niektórych menedżerów, wkrótce wszyscy zaangażowani będą mogli dostrzec sens swojej pracy w odniesieniu do ogólnych celów.

„Idea Scruma jest taka, że nie ma osoby, która rozumie wszystkie szczegóły; dlatego dla każdego z osobna korzystne jest widzenie całościowego obrazu", informuje Tom Ulrich. Ponadto pracownicy mogą wnosić wkład do innych projektów, nie tylko do własnego. „Dobre pomysły mogą pochodzić zewsząd – fakt, że samemu się na ten pomysł nie wpadło, nie oznacza, że to zły pomysł."

3) Scrum wzmacnia przywództwo

Zwinne zarządzanie ma często znakomity efekt redystrybucji stosunków władzy, twierdzi Tom Ulrich. „Wspaniałe w Scrumie jest to, że tytuły nie są już tak ważne. Nie chodzi o stanowisko, ale o rzeczywisty wpływ." Według Ulricha ten wpływ wynika z wiedzy fachowej, doświadczenia i szacunku – szczególnie tego rodzaju szacunku, który powstaje, gdy współpracuje się we wzajemnie zależnej relacji.

Władzy i wpływu trzeba się zasłużyć

„Przypomnij sobie nauczyciela lub trenera, którego lubiłeś. Gdyby poprosił Cię o przysługę, zrobiłbyś to. Taki jest rodzaj wpływu, który rodzi się z szacunku." Według Ulricha jest jeszcze rodzaj wpływu, który wynika z wyższego poziomu informacji lub wiedzy. „Załóżmy, że mieszkasz na wyspie i jest tam tylko jedna osoba, która wie, jak zbudować kanu – pójdziesz za tą osobą." W ten sposób liderzy mogą pochodzić ze wszystkich dziedzin firmy i tylko przez takie cechy jak zaufanie, inteligencja i rzetelność, mówi Ulrich.

Mniej kontroli = więcej kreatywności

Jednym z sekretów udanej pracy zespołowej jest promowanie elastyczności, kompromisów i wzajemnego dostosowywania się przez poszczególnych członków zespołu. W klasycznym zarządzaniu rozwijanie tych cech może być dość trudne. Gdy jednak zespoły doświadczają zdecentralizowanego podziału władzy, charakterystycznego dla Scruma, cechy te rozkwitają samoistnie. „W Scrumie menedżerowie muszą puścić wodze i zarządzać zorientowanym na cel, wyjaśniając, co chcą osiągnąć, wyznaczając zespołowi cele, a potem usuwając się z drogi", mówi Mike Cohn. Dodaje, że muszą też odejść od idei, że można kontrolować projekt tylko wtedy, gdy z góry zna się cały plan. W rezultacie rozwijane są zdolności przywódcze każdego pracownika.

Pracownicy będą korzystać ze swojej nowo zdobytej wolności, a wynikające z tego zapotrzebowanie na współpracę w naturalny sposób prowadzi do dostosowania i inspiracji, dzięki którym można osiągnąć twórcze przełomy.

Oczywiście zalety, które odkryjesz podczas reorganizacji, to dopiero początek. Gdy Scrum zostanie w pełni wdrożony, wyniki będą widoczne w różnych obszarach – od zadowolenia pracowników, przez jakość produktu, po finanse Twojej firmy.

Niniejszy tekst pochodzi z bloga Scrum Alliance i został przez nas przetłumaczony na język polski.