4 metody osiągania konsensusu w zespole

Scrum Masterzy, Agile Coachowie, Product Ownerzy i inne role często muszą pomagać zespołom w osiąganiu konsensusu. Na przykład Product Owner może pomóc grupie interesariuszy uzgodnić konkretny cel na następną fazę rozwoju. Lub Scrum Master przeprowadza retrospektywę, a następnie stara się dowiedzieć, na jakie działania usprawniające zgadza się zespół.

W tym artykule przedstawiam cztery metody tworzenia konsensusu. Z pewnością znasz już którąś lub kilka z tych metod, ale może nie wszystkie. Po wyjaśnieniu każdej z czterech metod podaję wskazówki, kiedy najlepiej korzystać z danej metody.

Metoda konsensusu 1: Dot Voting

Dot Voting, czyli głosowanie punktowe, jest przydatne, gdy grupa musi wybrać kilka opcji z dłuższej listy. Jako Scrum Master używałem Dot Voting na przykład w następujących sytuacjach:

• W zespole, gdy po retrospektywie mają być wybrane działania usprawniające na następny Sprint.
• Z moją rodziną, gdy chodzi o zaplanowanie aktywności na następne wakacje.
• W zespole kierowniczym, aby ustalić priorytety organizacyjne na następny kwartał.

Dot Voting w praktyce

W Dot Voting każda osoba ma do dyspozycji określoną liczbę punktów. Zazwyczaj każdy otrzymuje więcej niż jeden głos, ale zawsze mniej niż liczba dostępnych opcji. Dot Voting działa też z tylko jednym głosem na osobę, ale wtedy nie różni się niczym od podniesienia ręki za preferowaną opcją.

Wszystkie osoby zazwyczaj otrzymują tę samą liczbę punktów. To jest najbardziej sprawiedliwe. Oczywiście możesz też przydzielić określonym osobom więcej punktów, ale do tej pory nigdy tego nie robiłem, bo dla innych często wydaje się to niesprawiedliwe.

Po stworzeniu listy możliwych opcji (zazwyczaj przez burzę mózgów) każdy może przyznać swoje punkty opcji lub opcjom, które preferuje. Można to zrobić rysując kropki długopisem lub naklejając małe kółka samoprzylepne.

W większości przypadków należy pozwolić ludziom na przyznanie kilku punktów opcji, którą zdecydowanie preferują. Na przykład podczas naszych rodzinnych wakacji naprawdę chciałem spędzić jeden dzień na żaglówce. Dlatego oddałem wszystkie swoje pięć głosów na tę opcję. Moja żona przyznała tej opcji jeden punkt i rozdzieliła pozostałe cztery na dwie inne opcje.

Najpierw zobaczyć, na co głosują inni

Przy Dot Voting może się zdarzyć, że niektórzy ludzie najpierw się wahają, żeby zobaczyć, jak głosują inni. Może moja żona chciała płynąć żaglówką tak samo jak ja. Ale po tym, jak zobaczyła, że oddałem wszystkie swoje pięć punktów tylko na tę możliwość, poczuła się pewna, że na żaglówkę pojdziemy na pewno, nawet jeśli ona przeznaczyła tylko jeden z punktów na tę opcję.

Zasadniczo nie należy się tym zbytnio martwić. Na każdą osobę, która najpierw czeka, żeby zobaczyć jak głosują inni, przypadają inne, które od razu rozdzielają swoje głosy w nadziei, że w ten sposób mogą wpłynąć na resztę.

Jeśli masz jednak obawy, możesz najpierw kazać każdej osobie zapisać swoje punkty dla siebie na kartce, żeby potem połączyć punkty.

Wybieranie zwycięzcy

Ponieważ Dot Voting jest często używane, gdy grupa chce wybierać z wielu opcji, osiągnięcie konsensusu oznacza w tym przypadku zidentyfikowanie zestawu preferowanych opcji. Nie ma tu standardowego podejścia.

Przed głosowaniem możesz na przykład powiedzieć: „Weźmiemy trzy opcje (lub tyle, ile chcemy) z największą liczbą głosów". Dobrze to działa, gdy wiesz z góry, ile opcji możesz wybrać. Często jednak lepiej jest po oddaniu głosów zastanowić się, ile opcji faktycznie zostanie wybranych, ponieważ często są duże różnice w punktacji między najpopularniejszymi a najmniej popularnymi opcjami.

Kiedy stosować Dot Voting?

Dot Voting jest doskonałą metodą, gdy do wyboru jest kilka sposobów postępowania. Poza tym Dot Voting nadaje się dobrze do określenia ogólnego stopnia konsensusu. Jeśli na przykład dwie opcje otrzymają po trzy głosy, a osiem innych opcji po jednym punkcie, pokazuje to, że poszczególne osoby jeszcze tak naprawdę nie są zgodne. Może to oznaczać, że potrzeba więcej dyskusji – albo konkretnie na tym spotkaniu, albo w ogóle.

Metoda konsensusu 2: Kciuk w górę, kciuk w dół

Ta metoda pochodzi od rzymskiego cesarza, który unosił kciuk w górę lub w dół, żeby zademonstrować, czy gladiator ma żyć, czy umrzeć.

Ten rodzaj głosowania jest stosowany w zespołach lub innych grupach zwinnych organizacji, gdy trzeba podjąć prostą decyzję tak/nie. Po omówieniu zalet rozważanej decyzji wszyscy uczestnicy głosują. Kciuk w górę to głos za tą decyzją. Kciuk w dół to głos przeciw decyzji.

Jeśli na przykład zespół chce razem wyjść na lunch, ktoś może powiedzieć: „Chodźmy do baru z burgerami obok". Wtedy odbywa się głosowanie; trzy kciuki w górę, dwa w dół i jeden kciuk skierowany na bok.

Uważaj na kciuk skierowany w bok

Powinieneś być ostrożny, gdy kciuk jest skierowany w bok. Może to mieć różne znaczenia.

W przykładzie z barem z burgerami oznacza to prawdopodobnie, że danej osobie jest wszystko jedno, gdzie zespół je lunch: „Możemy tam zjeść lub gdzieś indziej, to mi jest stosunkowo obojętne!"
W tym przykładzie nie robi to większej różnicy. Ale nie wszędzie tak jest.

Załóżmy, że zespół chce głosować nad tym, czy zatrudnić nowego członka zespołu, który właśnie przeszedł rozmowę kwalifikacyjną z całym zespołem, i jeden z członków trzyma kciuk w bok.
Co to oznacza? Nie można przecież zatrudnić kogoś w połowie. Taka decyzja jest binarna. Albo dana osoba dostaje pracę, albo nie.

Wybrałem ten przykład, bo zdarzyło mi się już nieraz, że członek zespołu w takiej sytuacji powiedział: „Ten kandydat jest całkiem dobry, ale może znajdziemy jeszcze lepszego".

Oczywiście moglibyśmy znaleźć lepszego. Naszym celem nigdy nie było znalezienie najlepszego kandydata na świecie do tej pracy. Chcieliśmy tylko kogoś, kto może dobrze wykonywać pracę i dobrze pasuje do zespołu. To, co naprawdę muszę wiedzieć, to czy ten kandydat spełnia te kryteria, czy nie.

Kiedy stosować metodę kciuka?

Kciuk w górę lub kciuk w dół najlepiej sprawdza się przy głosowaniu dotyczącym konkretnej opcji. Czy powinniśmy stosować tę architekturę lub technologię? Czy powinniśmy zatrudnić tę osobę? Czy powinniśmy przejść na tygodniowe Sprinty?

Metoda konsensusu 3: Fists of Five

O tej metodzie pięciu palców dowiedziałem się po raz pierwszy od Jean Tabaki, autorki Collaboration Explained. To podejście jest pomocne, gdy moderator chce móc zapytać o poziom konsensusu i go ocenić. Na przykład mogę uważać jedzenie burgerów za świetny pomysł, podczas gdy inny członek zespołu uważa ten pomysł za okropny. Z pięcioma palcami można głosować w bardziej zróżnicowany sposób niż tylko kciukiem w górę lub w dół.

Co oznacza liczba palców

Przy takim głosowaniu każdy członek zespołu unosi mniej lub więcej palców w zależności od stopnia aprobaty. Istnieje do tego różne możliwości, ale oto mój ulubiony:

• 5 palców: Świetny pomysł. Dlaczego mi to nie przyszło do głowy?!

• 4 palce: To dobry pomysł i w pełni go popierać.

• 3 palce: Jestem neutralny. Pomysł jest w porządku. Może jest lepszy pomysł, może nie.

• 2 palce: Nie podoba mi się ten pomysł. Wolałbym alternatywę.

• 1 palec: Ta decyzja zagraża projektowi. Musimy znaleźć alternatywę.

Najpierw ustalić, jak duży musi być konsensus

Przed głosowaniem w ten sposób nad czymś, zespół powinien omówić, jak silny ma być konsensus. Decyzja dotycząca architektury powinna z pewnością wymagać większego konsensusu niż wybór cateringu na Planning Meeting.

Przyjrzyjmy się kilku przykładom.

Zespół może na przykład powiedzieć, że każdy musi unieść co najmniej trzy palce, żeby decyzja była jednomyślna. To bardzo silna forma konsensusu, bo oznacza, że nikt nie może uważać danego pomysłu nawet za odrobinę zły. Nie mówię, że nigdy nie wolno tak postępować, ale zdecydowanie wymaga to silnego poziomu konsensusu, co oznacza, że jego osiągnięcie może trwać dłużej.

Zastanów się zamiast tego, czy nie jest lepiej, gdy zespół zgadza się na decyzję, która jest wystarczająco dobra, bo więcej osób zagłosowało czterema lub pięcioma palcami niż jednym lub dwoma. To znacznie bardziej umiarkowany poziom konsensusu i łatwiej go osiągnąć. Oczywiście może się zdarzyć, że ta decyzja zostanie zakwestionowana, gdyby nie przyniosła doskonałych wyników.

Możesz nawet rozważyć, że zespół postanowi dążyć do decyzji, w której nikt nie głosuje jednym palcem. Możliwość blokowania decyzji głosowaniem jednym palcem oznacza w zasadzie przyznanie każdemu prawa weta.

Jak w innych wymienionych przykładach, mogą zaistnieć sytuacje, w których jest to właściwe. Proste prawo weta może być sensowne na przykład przy wyborze restauracji na przerwę obiadową. Może wszyscy poza Marią chcą iść do steakhouse'u, ale Maria unosi jeden palec, bo jest wegetarianką i tam są tylko dania mięsne.

Nie oznacza to, że ta decyzja stanowi zagrożenie dla projektu. Ale jedzenie tam, gdzie jeden członek zespołu nie miałby absolutnie nic do jedzenia, byłoby nieuprzejme i po prostu złą decyzją.

Pamiętaj zawsze, że możesz stosować różne poziomy konsensusu dla różnych decyzji. Jednak zanim zaczniesz głosować nad konkretną sprawą, powinieneś krótko omówić, jak istotny jest konsensus dla danej decyzji.

Pokazywanie palców

Gdy wszyscy ustalą poziom konsensusu, omawia się dany temat, a następnie głosuje. Zazwyczaj wszyscy jednocześnie unoszą jeden do pięciu palców. (Jeśli to jest jeden palec, uważaj, żeby to był właściwy!)

Oceniasz wynik i jeśli konsensus już istnieje, jesteś gotowy. Jeśli nie, wszyscy powinni ponownie omówić temat i głosować jeszcze raz. Uczestnicy mogą też uzgodnić, żeby ewentualnie obniżyć nieco wymagany poziom konsensusu.

Kiedy stosować Fists of Five?

Metoda Fists of Five nadaje się nie tylko do tworzenia konsensusu, ale też do głosowania nad decyzją. Podobnie jak metoda rzymska, powinna być stosowana, gdy głosuje się nad jedną opcją, a nie nad kilkoma.

Metoda konsensusu 4: 1-2-4-Wszyscy

Ta metoda polega w rzeczywistości bardziej na tworzeniu konsensusu niż na głosowaniu nad czymś. Jest nawet dość prawdopodobne, że przy tej metodzie ostatecznie stosuje się jedną z trzech pierwszych metod do głosowania.

Nazwa pochodzi od liczby osób biorących udział w serii rozmów. Zaczyna się od tego, że każdy ma kilka minut (zazwyczaj wystarczy 2-5), żeby przemyśleć sprawę i podjąć decyzję.

Tworzenie par

Tworzą się pary. Każdy dzieli się z drugą osobą swoją opinią, a następnie partnerzy starają się dojść do porozumienia. Możesz swobodnie decydować o tym, jak tworzą się te pary.

Jeśli jest nieparzysta liczba uczestników, moderator powstrzymuje się od dyskusji (zwłaszcza jeśli jest naprawdę neutralnym moderatorem). Alternatywnie moderator może wziąć udział, ale pełni wtedy bardziej rolę słuchacza i pomaga drugiej osobie znajdować argumenty dla jej stanowiska.

Pary mają zazwyczaj około 5-10 minut na dyskusję. Nawet jeśli może się to różnić w zależności od wagi sprawy, zalecam, żeby nie poświęcać na to więcej niż 15 minut.

Po upływie czasu lub gdy wszystkie pary doszły do porozumienia, tworzy się pary par. Do tego służy „4" w nazwie metody. W tym momencie może się zdarzyć, że grupy mają różne rozmiary. To jest w porządku, dopasuj grupy tak, jak uważasz za stosowne. Te grupy mają teraz 10-15 minut na dojście do porozumienia.

Po upływie czasu lub gdy wszystkie grupy doszły do porozumienia, te grupy też się łączą. W klasycznym zwinnym zespole jest to zazwyczaj cały zespół. Jeśli nie, zwiększaj rozmiar grupy, aż cały zespół znajdzie się w jednej grupie.

Potem spróbuj podjąć decyzję z całym zespołem. Nie zawsze to działa, ale metoda 1-2-4 często znacznie ułatwia dyskusję grupową. Do ostatecznej decyzji możesz zastosować Dot Voting, Fists of Five lub metodę kciuka.

Kiedy stosować 1-2-4-Wszyscy?

Tę metodę najlepiej stosować przy ważnych decyzjach i gdy członkowie zespołu nie mają w przybliżeniu tej samej opinii. Dzięki coraz większym grupom dyskusyjnym zapewnia się, że opinia każdego jest wysłuchana, ale na początku jest też czas na własne przemyślenia.

Wybieranie właściwej metody konsensusu

Każda z opisanych metod ma swoje mocne i słabe strony. Dobry zwinny moderator stosuje je w różnych sytuacjach. Nie ma jednego podejścia, które jest właściwe dla wszystkich decyzji i wszystkich zespołów.

• Jeśli chcesz wybrać kilka opcji z dłuższej listy, stosuj Dot Voting.

• Jeśli decyzja jest ważna, ale jeszcze ważniejsze jest, żeby wszyscy naprawdę rozumieli i zgadzali się z tą decyzją, najlepiej zastosuj metodę 1-2-4-Wszyscy, a jeśli to konieczne, następnie jedno z trzech innych podejść.

• Jeśli potrzebujesz tylko tak lub nie dla konkretnej decyzji, dobrze nadaje się metoda kciuka.

• Jeśli chcesz mieć nieco bardziej zróżnicowaną ocenę możliwej decyzji, właściwym wyborem jest Fists of Five.

Certyfikacja Scrum Master

=> Zostań z Agile Academy Certified Scrum Master!

Scrum Burndown Chart

=> Dowiedz się, jakie są zalety Sprint Burndown Chartów.

Kierownik projektu w Scrumie

=> Tak zapobiega się walkom o władzę między zarządzaniem projektami a Scrum Masterem.