Czym jest unconference?

Interesuje Cię koncepcja „Unconference" lub Open Space? Może chciałbyś sam zorganizować unconference lub wydarzenie w formacie Open Space? Zostałeś zaproszony na unconference lub Open Space i chcesz się teraz dowiedzieć więcej na ten temat? W takim razie trafiłeś we właściwe miejsce! 

Niniejszy dokument jest podsumowaniem. Więcej informacji i wskazówek znajdziesz w tym Ebooku (autorstwa Henrika Kniberga).

Czym jest unconference?

Unconference to w zasadzie konferencja bez z góry określonych tematów. Istnieje ogólna struktura i nadrzędne motto, jednak konkretne tematy unconference są spontanicznie określane przez uczestników, a grupy robocze (breakout groups) tworzone są dynamicznie w zależności od zainteresowań i trafności.

Jeśli znasz już format Open Space, unconference to w zasadzie wydarzenie Open Space z dodatkową strukturą na końcu, dzięki czemu lepiej sprawdza się jako wewnętrzne wydarzenie firmowe.

To świetny format, gdy chcesz mieć niezwykle elastyczną agendę i strukturę wyznaczaną przez uczestników. Od wielu lat korzystam z tego formatu w Crisp, Spotify, Lego i u innych klientów i wydaje się, że viralowo rozprzestrzenia się w organizacjach. Zazwyczaj prowadziłem unconference z 20-80 osobami, które potem często mówiły: „Wszystkie konferencje powinny tak wyglądać" lub „To była najlepsza konferencja, na jakiej byłem".

Zastrzeżenie: Nie wynalazłem pojęcia unconference i nie jestem odpowiedzialny za jego definicję. Jest to więc wyłącznie moja osobista opinia na ten temat.

Jakie są zalety tego formatu?

Główne zalety takiego zdecentralizowanego podejścia to:

• Więcej energii. Ludzie skupiają się na rzeczach, które są dla nich ważne.

• Mniej potrzeby planowania. Nikt nie musi poświęcać czasu z góry na tworzenie szczegółowej agendy.

• Więcej elastyczności. Gdy wszyscy uczestnicy się zgromadzą, mogą pojawić się nieoczekiwane tematy, które są niezwykle interesujące i ważne. Dzięki dynamicznej agendzie można uchwycić chwilę i wyciągnąć jak największą wartość z konferencji.

• Spontaniczne rozmowy. Często najbardziej wartościowe podczas konferencji są nieformalne rozmowy między różnymi ludźmi pełniącymi różne role, którzy normalnie ze sobą nie rozmawiają. Ludzie się poznają, wymieniają wiedzą i budują zaufanie. Format Open Space wspiera dokładnie to.

Jeśli celem i zadaniem konferencji jest wspieranie współpracy i komunikacji, unconference może to osiągnąć w prostszy, przyjemniejszy i skuteczniejszy sposób!

Jakie są potencjalne wady?

Jeśli chcesz, aby ludzie rozmawiali o konkretnym temacie lub konkretnych decyzjach, które muszą zostać podjęte, ten format może nie być optymalny (lub przynajmniej musiałby zostać dostosowany). Ponieważ ten rodzaj konferencji opiera się całkowicie na udziale uczestników, uczestnicy decydują, o czym chcą rozmawiać – i może to nie być to, czego Ty oczekujesz. Jako organizator podajesz jedynie motto i pozwalasz innym działać.

Pytanie brzmi więc: w jakim stopniu musisz kontrolować rozmowę i jak bardzo ufasz innym ludziom, że wykorzystają swój czas w najlepszy możliwy sposób? Jeśli nie jesteś pewien, spróbuj kiedyś oddać kontrolę i zobaczyć, co się stanie. Będziesz zaskoczony!

Co? Czy naprawdę nie ma żadnej struktury?

Oczywiście, że jest struktura. Jest ona jednak bardzo minimalistyczna w porównaniu z innymi konferencjami.

Organizator definiuje nadrzędne motto, zwane też Theme. Może to być na przykład coś w rodzaju: „Jak sprawić, by ten projekt był naprawdę świetny" lub „Jakie są nasze największe wyzwania i jak sobie z nimi radzimy?" lub „Jak wygląda wersja 2.0 naszej firmy?".

Motto jest niezwykle ważne, ponieważ przyciąga odpowiednie osoby do wydarzenia (a inne odstrasza). Dlatego udział powinien być zdecydowanie dobrowolny. Gdy mamy inspirujące motto, doświadczonego moderatora i odpowiednich ludzi w pomieszczeniu, wydarzenie może być tylko sukcesem!

Organizatorzy definiują również bardzo ogólną strukturę – zazwyczaj według następującego wzoru:

Część 1: Intro i tworzenie agendy unconference

Wszyscy zbierają się (zwykle w kręgu) i moderator wyjaśnia motto dnia oraz główne zasady prowadzenia takich konferencji.
Następnie uczestnicy identyfikują poszczególne tematy i wspólnie pracują nad ich podzieleniem na tzw. Breakout Slots. Praktycznie wszystko może stać się „tematem" – dyskusja, pytanie, prezentacja, demonstracja, spacer, sesja pair programmingu lub cokolwiek innego.

Część 2: Breakout Slots

W pomieszczeniu jest kilka kącików dla różnych breakoutów. Każdy z tych obszarów ma flipchart i kilka krzeseł. Harmonogram pokazuje, kiedy i gdzie odbywa się która sesja. Sesje trwają zazwyczaj około 45 do 60 minut.
Każdy może zdecydować, gdzie chce się udać: obowiązuje zasada dwóch nóg (Law of 2 Feet): „Jeśli w miejscu, w którym jesteś, nie możesz nic nauczyć się, przyczynić się ani czerpać radości, użyj swoich dwóch nóg i idź tam, gdzie możesz się czegoś nauczyć, przyczynić lub czerpać radość."
Uczestnicy mogą swobodnie się przemieszczać i nie muszą pozostawać w zaplanowanych Breakout Sessions. Spontaniczne rozmowy mogą też odbywać się przy ekspresie do kawy lub na balkonie. Breakouty nie muszą trzymać się danego tematu, bo ludzie mogą rozmawiać o czymkolwiek, o czym chcą.
Timebox to tylko ogólna wskazówka. Czasem rozmowa trwa tylko 20 minut, a czasem ludzie chcą rozmawiać o jakimś temacie przez całą godzinę. Zasada dwóch nóg jest ważniejsza niż cokolwiek innego, dlatego harmonogram nie jest stały, a jedynie stanowi wskazówkę, by wiedzieć, dokąd zaprowadzą Cię nogi.
Dla każdego tematu jest osoba odpowiedzialna, która zapisuje działania/decyzje/spostrzeżenia (o ile takie są). Zazwyczaj jest to osoba, która zaproponowała temat. Rolę tę może jednak przejąć każdy inny, ponieważ wszystko jest dość nieformalne.

Część 3: Zebranie się i dzielenie informacjami

Cała grupa zbiera się ponownie. Uczestnicy mogą teraz podzielić się z innymi wszystkimi działaniami/decyzjami/spostrzeżeniami/pytaniami, które pojawiły się podczas sesji.
Jest całkowicie w porządku, gdy Twoja sesja nie przyniosła niczego konkretnego. Często same rozmowy i kontakt osobisty są wystarczająco wartościowe.
Poruszane są również wszystkie inne tematy dotyczące całej grupy (np. decyzje, które dotyczą wszystkich).
Przed intro organizator może dodać różne inne elementy, takie jak inspirujący mówcy, którzy mogą wnieść istotny kontekst lub wiedzę. Może też dodać elementy do trzeciej części konferencji, aby w bardziej formalny sposób utrwalić wyniki. Czasem odbywają się też dodatkowe zebrania, na przykład po przerwie obiadowej (by podsumować wyniki z rana).

Część 2 (Breakout Sessions) jest wolna od jakichkolwiek przerw, a moderator ingeruje jak najmniej.

Prawo dwóch nóg

Wspomniałem już o prawie dwóch nóg. Ponieważ jest ono jednak tak ważne, chcę poświęcić mu osobny akapit. Jest to jedyne prawo w Open Space i unconferences.

„Jeśli w miejscu, w którym jesteś, nie możesz nic nauczyć się, przyczynić się ani czerpać radości, użyj swoich dwóch nóg."

W zasadzie oznacza to, że zakładamy, iż ludzie wezmą odpowiedzialność i wykorzystają swój czas jak najlepiej. Jeśli organizator i wszyscy uczestnicy będą o tym pamiętać, prawie każdy problem i każde pytanie rozwiążą się same.

Chciałbyś zdobyć praktyczne doświadczenie z formatem Open Space? Odwiedź wydarzenie sieciowe Scrumtisch (np. Scrumtisch Kolonia), które regularnie odbywa się w wielu miastach Niemiec.