Podejmowanie decyzji w zespole – Lepiej i szybciej dzięki Scrum

Złe decyzje mogą zniszczyć firmę i kariery.

Czy powiedziano Ci, że powinieneś poprawić swoje podejmowanie decyzji? Jeśli tak, nie jesteś w tym sam. Menedżerowie często otrzymują złe oceny za jakość i terminowość swoich decyzji w informacjach zwrotnych 360°.

Podejmowanie decyzji, jak wszystkie inne umiejętności zarządcze lub przywódcze, można udoskonalić. Rozpoznanie problemu to pierwszy krok do poprawy. Jedynym sposobem na ujawnienie tych ukrytych obszarów problemowych jest informacja zwrotna.

W artykule „Jak uzyskać szczerą informację zwrotną" znajdziesz dziesięć sposobów na uzyskanie szczerej opinii. W Scrumie informacja zwrotna jest zresztą bardzo ważnym elementem. Poza tym możesz spotkać się z kilkoma ze swoich bezpośrednich podwładnych, ze swoim Scrum Teamem, ze współpracownikami i przełożonym i zadać im następujące pytania:

1. Czy jako organizacja lub jako zespół wiemy, kto jest odpowiedzialny za podejmowanie najważniejszych decyzji?
2. Czy istnieją przeszkody? Jeśli tak, dlaczego?
3. Czy otrzymuję odpowiednią ilość informacji wejściowych przed podjęciem decyzji? Za dużo? Za mało?
4. Czy zbieram odpowiednią ilość i jakość informacji? Za dużo? Za mało?
5. Na skali od jednego do dziesięciu, jak oceniłbyś jakość i terminowość moich decyzji? Co mogę poprawić, żeby przejść z __ na dziesięć?
6. Jak wygląda kilka ostatnich decyzji – czy były to dobre decyzje? Czy zostały dobrze wdrożone?

Najpierw odśwież swoje umiejętności słuchania!

Kiedy już masz podstawy, czas uczyć się od ekspertów o podejmowaniu decyzji. Kogo znasz, kto zawsze wydaje się podejmować właściwe decyzje we właściwym czasie? Porozmawiaj z tymi ludźmi i dowiedz się, jakich procesów i reguł się trzymają.

Rozmowa z innymi nie zawsze pomaga, bo wiele osób, które są naprawdę dobre w czymś, jest „nieświadomie kompetentnych" i po prostu nie potrafi tego przekazać innym.

Poza tym oto kilka wskazówek, które uważam za bardzo pomocne w Scrumie, a także ogólnie, i które przekazuję liderom, aby pomóc im usprawnić podejmowanie decyzji:

1) Bądź jasny co do tego, o czym decydujesz

„Stwierdzenie decyzyjne" (Decision Statement) to precyzyjne i jednoznaczne stwierdzenie dotyczące podejmowanej decyzji. Najczęstszym błędem jest zbyt duże zawężanie decyzji – często jako pytanie „albo–albo". Na przykład pytanie „Czy powinienem kupić nowy samochód?" dopuszcza tylko dwie odpowiedzi – tak i nie. Można to rozszerzyć, pytając: „Jaki rodzaj pojazdu powinienem kupić?". Albo pójść dalej i zapytać: „Jaki jest najlepszy środek transportu?".

Zawsze zacznij od takiego stwierdzenia i porozmawiaj z kilkoma innymi osobami, zanim ocenisz różne możliwości. W ten sposób dowiesz się, czy zadajesz właściwe pytanie.

2) Kryteria decyzyjne

Mając właściwe kryteria, łatwiej jest ocenić alternatywy. Kryteriami zakupu samochodu byłyby np. koszty, model, zużycie paliwa i bezpieczeństwo. To dobra okazja, żeby zapytać interesariuszy o dodatkowe kryteria, szczególnie jeśli decyzja będzie miała wpływ na inne osoby lub jeśli do jej realizacji potrzebne jest wsparcie innych ludzi.

3) Jasne zakresy odpowiedzialności za podejmowanie decyzji

Pytanie, kto ma ostateczny autorytet decyzyjny, a kto jest odpowiedzialny jedynie za dostarczanie danych wejściowych do decyzji, jest prawdopodobnie największym problemem w podejmowaniu decyzji w organizacjach. W przypadku złożonych i ważnych decyzji obejmujących wiele funkcji, regionów lub partnerów, należy skorzystać z modelu RAPID (firmy Bain & Company). Zdefiniuj więc następujące zakresy odpowiedzialności:

• R = Recommend (Rekomenduj): Osoba odpowiedzialna za formułowanie rekomendacji w celu uzyskania akceptacji dla decyzji.
• A = Agree (Uzgodnij): Każdy, kto musi zaakceptować decyzję. Podobne do punktu „I", ale z większą siłą i wpływem.
• P = Perform (Wykonaj): Osoba, która faktycznie musi wykonać decyzję. (Ta osoba jest często pomijana, a potem musi radzić sobie z konsekwencjami.)
• I = Input (Dane wejściowe): Każdy, kto powinien dostarczyć danych wejściowych do decyzji.
• D = Decide (Zdecyduj): Osoba z autorytetem do podjęcia ostatecznej decyzji. Powinna być zawsze tylko jedna taka osoba – nie więcej i nie mniej.

4) Oczyść głowę

Większość ludzi wierzy, że jest dobra w wielozadaniowości. Jednak wiąże się to z ryzykiem podejmowania złych decyzji. Ważne decyzje wymagają koncentracji i jasności umysłu. „Uważność" to nowe słowo kluczowe i istnieją solidne badania pokazujące, jak ważne jest bycie obecnym i skupionym podczas podejmowania decyzji.

5) Sprawdź swoją decyzję z „Anty-Tobą"

To propozycja psychologa organizacyjnego Nicka Taslera. Zdaniem Taslera „zdecydowaną większość złych decyzji można wyeliminować, po prostu poszerzając swój punkt odniesienia. Najszybszym, najłatwiejszym i najskuteczniejszym sposobem jest zasięgnięcie opinii „Anty-Ciebie" (przeciwieństwa siebie) przed podjęciem decyzji. „Anty-Ty" jest też nazywany „People Not Like Us", czyli „ludźmi, którzy są inni niż my". Uzyskiwanie różnych perspektyw zazwyczaj prowadzi bowiem do bardziej innowacyjnych rozwiązań.
Wypróbuj te i inne metody, a z większą praktyką i informacją zwrotną jakość i terminowość Twoich decyzji powinna stopniowo się poprawiać – i to niezależnie od granic Agile i Scruma! 

Niniejszy tekst pochodzi z  bloga The Balance i został przez nas przetłumaczony na język polski.

Co to jest MVP?

=> Minimum Viable Product, MVP to najmniejszy możliwy do dostarczenia produkt.

Agile w Spotify

=> W tym artykule Henrik Kniberg opowiada o Agile w Spotify.

Przykładowa tabela dla Product Backlogu

=> Oto możliwy szablon Product Backlogu dla ciebie i twojego zespołu.