Czy zespoły Scrum mają za dużo spotkań?

Biorąc pod uwagę wszystkie Daily Scrumy, Sprint Planning Meetingi, Sprint Review, retrospektywy, a może nawet spotkania Product Backlog Refinement, można zrozumieć powód tego zaniepokojenia.

Ale czy to naprawdę prawda?

Eksperyment ze spotkaniami

Mam eksperyment, który powinieneś wypróbować – zwłaszcza jeśli uważasz, że w Scrumie jest za dużo spotkań.

Wybierz liczbę między 5 a 10.

Teraz przypomnij sobie czas, gdy twój zespół zaczął pracować zwinnie lub był już w tym dobry.

Otwórz swój kalendarz pracy z dokładnie tego miesiąca w Outlook, Google, Apple Calendar lub gdziekolwiek indziej. Pamiętasz wybraną wcześniej liczbę? Teraz weź tę liczbę i odlicz wstecz tę samą liczbę miesięcy od ustalonego miesiąca.

Załóżmy na przykład, że twój zespół naprawdę zaczął pracować zwinnie w październiku i wybrałeś liczbę 5. W takim przypadku cofasz się od października o pięć miesięcy, patrzysz na maj w kalendarzu i porównujesz liczbę spotkań, które twój zespół miał w tym miesiącu przed Agile, z obecną liczbą spotkań.

Wynik: W przypadku zespołów, z którymi przeprowadziłem ten eksperyment, okazało się, że przed pracą z Agile było znacznie więcej spotkań – tylko były to inne spotkania.

A jak to wygląda u ciebie?

Przed Scrumem z pewnością miałeś sporadyczne spotkania ze interesariuszami. Potem były cotygodniowe aktualizacje z szefem. Może byłeś częścią różnych grup roboczych lub projektowych. Następnie były przeglądy – niezależnie od tego, czy dotyczyły projektu, kwestii technicznych, baz danych itp. Być może było też cotygodniowe spotkanie statusowe, inspekcje kodu lub przeglądy. Były pojedyncze dyskusje na temat projektu przy tablicy. Poza tym kilka telekonferencji. I na pewno były też spotkania, które po prostu nigdy nie trafiły do twojego kalendarza i dlatego teraz ich tam nie znajdziesz.

Całkiem możliwe, że w czasach przed Agile miałeś więcej spotkań niż teraz z Agile.

Oczywiście nie dotyczy to każdego. Ale około połowa wszystkich ludzi, z którymi przeprowadziłem ten eksperyment, miała przed Scrumem więcej spotkań. Ci, którzy z dużym prawdopodobieństwem mieli więcej spotkań przed Agile, to członkowie zespołu, którzy muszą koordynować swoją pracę z innymi.

Dlaczego mamy wrażenie, że w Agile jest za dużo spotkań

Dlaczego więc przekonanie, że w Agile jest za dużo spotkań, jest tak powszechne?

Dlatego, że spotkania mają nazwy. Kiedy coś ma nazwę, staje się łatwym celem krytyki. Wtedy ludzie narzekają na „te przeklęte Sprint Planning Meetingi" i „irytujący Daily Scrum". (Być może używają też mocniejszych słów.)

Wiele spotkań w twoim kalendarzu przed Scrumem nie miało nazw i nie odbywało się regularnie. Nazywano je raczej „omówić projekt z Marią", „przegląd kodu z Ashishem" lub „Janet – przypadki testowe".

Z pewnością miałeś wiele spotkań dotyczących projektu, ale nie wszystkie z Marią i z pewnością nie nazywały się oficjalnie „omówić projekt z Marią".

Kiedy spotkanie odbywa się regularnie i ma nazwę, znacznie łatwiej je krytykować.

Podsumowanie dotyczące liczby spotkań Scrum

Kiedy jest dobrze przeprowadzany, Scrum jest pomocny, a nie obciążający!

Spotkania w Scrumie mają zdecydowanie potencjał, żeby stać się obciążeniem. Wiele zespołów faktycznie spędza za dużo czasu na spotkaniach. Na każdy zespół, któremu mówię, że musi poświęcać więcej czasu na spotkania, przypada 20 lub 30 takich, którym mówię, że powinny spędzać mniej czasu na spotkaniach. (Dotyczy to szczególnie Sprint Planningu i Product Backlog Refinementu.)

Ale kiedy jest robiony właściwie, Scrum powinien pomagać, a nie być przeszkodą w szybkim wytwarzaniu produktów.

Każde spotkanie powinno dawać poczucie, że odbyło się:

• we właściwym czasie

• z odpowiednim czasem trwania

• z właściwymi ludźmi

• i z odpowiednim poziomem szczegółowości.

Właśnie to ma umożliwiać framework Scrum. Jeśli zespół nie ma tego odczucia, Scrum Master powinien bardzo uważnie przyjrzeć się sposobowi przeprowadzania spotkań.

Najprawdopodobniej spotkania powinny być kontynuowane, zamiast je znosić, ale powinny też być sprawniejsze.

Zawsze znajdzie się ktoś, kto ma zastrzeżenia do każdego spotkania. Nawet jedno spotkanie na dziesięć lat to dla niektórych już za dużo. Ale kiedy robi się to właściwie, wiele zespołów Scrum odkryje, że spędza mniej czasu na spotkaniach niż w czasach przed Scrumem.

Odwiedź nasze szkolenie Scrum Master, poznaj kolejne najlepsze praktyki i skorzystaj z doświadczenia naszych starannie dobranych, certyfikowanych trenerów Scrum i specjalistów Scrum!