Co sprawia, że Working Agreement jest skuteczne

Zanim zagłębimy się w proces, warto zrozumieć, co odróżnia skuteczne umowy od powierzchownych.

Konkretne i obserwowalne

Niejasne umowy zawodzą, ponieważ dla różnych osób oznaczają co innego. „Być szanownym" brzmi ładnie, ale co dokładnie to oznacza? Czy chodzi o to, żeby nie przerywać? Czy o odpowiadanie na wiadomości w określonym czasie? Czy o wyrażanie wątpliwości na osobności zamiast publicznie?

Skuteczne umowy opisują obserwowalne zachowania. Możesz stwierdzić, czy ktoś przestrzegał umowy, obserwując jego pracę.

• Niejasne: „Komunikować się efektywnie"
• Konkretne: „Publikować decyzje w kanale zespołowym w ciągu 24 godzin"
• Niejasne: „Przychodzić przygotowanym"
• Konkretne: „Przeczytać materiały przed spotkaniem albo odrzucić zaproszenie"
• Niejasne: „Być dostępnym"
• Konkretne: „Odpowiadać na wiadomości na Slacku oznaczone jako ‚pilne' w ciągu 2 godzin w godzinach pracy"

Test: Czy ktoś może naruszyć tę umowę, nie zdając sobie z tego sprawy? Jeśli tak, nie jest wystarczająco konkretna.

Odnosi się do prawdziwych punktów tarcia

Umowy oparte na pobożnych życzeniach („będziemy zespołem o wysokiej wydajności") nie zmieniają zachowań, ponieważ nie odnoszą się do rzeczywistych problemów. Skuteczne umowy powstają z uczciwych rozmów o tym, co naprawdę spowalnia zespół w tej chwili.

To oznacza, że proces facylitacji musi wydobyć prawdziwe frustracje, a nie wyimaginowane stany idealne. Pytanie nie brzmi „jakie wartości chcemy reprezentować?". Brzmi „jaka konkretna zmiana zachowania sprawiłaby, że nasza praca przebiegałaby płynniej?"

Egzekwowalne bez heroizmu

Egzekwowanie nie powinno wymagać odwagi. Jeśli egzekwowanie umowy wydaje się aktem odwagi lub wymaga „trudnej rozmowy", to umowa jest zepsuta. Nikt nie chce odczuwać lęku, mówiąc swojemu managerowi „hej, naruszyłeś/aś naszą umowę dotyczącą punktualności". Powinno to być naturalne... co byłoby oznaką wysokiego poziomu bezpieczeństwa psychologicznego.

Skuteczne umowy zawierają jasne protokoły egzekwowania, które sprawiają, że naruszenia są możliwe do omówienia, a nie krępujące. Zespół ustala z góry: jeśli ktoś naruszy umowę, co się dzieje? Kto się odzywa? Jak to robi?

Nie chodzi tu o karanie. Chodzi o stworzenie przyzwolenia na zauważanie naruszeń i posiadanie wspólnego języka do ich omawiania, bez czynienia tego osobistym.

Widoczne i dostępne

Jeśli umowy są ukryte w folderze na Dysku, to nie istnieją. Pamięć to słaby mechanizm; wizualne wskazówki są lepsze.

• Cyfrowo: Przypnij je w głównym kanale Slack/Teams z tytułem „Jak pracujemy".
• Fizycznie: Wydrukuj je dużą czcionką i powieś na ścianie.

Mechanizm: Przy naruszeniu chcesz móc wskazać na ścianę, a nie na osobę. Wskazanie na dokument jest neutralne; wskazanie na osobę jest oskarżające.

Dotyczące pracy, nie osobowości

„Nie bądź idiotą" to nie jest Working Agreement. To ocena charakteru. Skuteczne umowy koncentrują się na zachowaniach w pracy i procesach, a nie na cechach osobowości czy dynamice interpersonalnej.

To rozróżnienie jest ważne, ponieważ umowy dotyczące zachowań mogą być przestrzegane przez każdego, niezależnie od osobowości.

• Oparte na osobowości: „Bądź entuzjastyczny/a na spotkaniach"
• Oparte na zachowaniu: „Podziel się swoją perspektywą, jeśli nie zgadzasz się z propozycją"